Directeur administratif - f/h

À propos de nous

Des professionnels au service du collectif
Chaque jour, notre université accueille des milliers d’étudiants et d’employés sur ses différents campus. De véritables petites villes que les membres du personnel administratif, technique ainsi que les enseignants et chercheurs contribuent à faire fonctionner au quotidien. Tous les employés participent aux missions de l’université.
Avec + de 200 métiers et 150 recrutements par an, avec ou sans diplôme, avec ou sans expérience, n’hésitez pas à nous rejoindre !
Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. L’université Sorbonne Paris Nord en chiffres :
26 000 étudiants
5 UFR, 4 instituts, un département d’activités physiques et sportives
30 laboratoires de recherche
6 sites (Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, La Plaine Saint-Denis, Argenteuil, Condorcet)
En savoir + : https://www.univ-spn.fr/qui-sommes-nous/
L’université Sorbonne Paris Nord en vidéo :



Mission

Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur/de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.

Administration générale et pilotage

-Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la

composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’Université ; organiser et conduire en lien avec Le(la) directeur(trice), la politique qui en découle

-Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables/financiers, pédagogiques, etc.) de la composante

-Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements

-Apporter expertise et conseil auprès de la direction et du conseil de composante

-Élaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision

-Préparer et participer aux dialogues de gestion

-Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens

-Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature

-Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise en œuvre

-Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions, etc.)

Affaires budgétaires et financières (en lien avec la DAF et la DRH)

-Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante

-Prévoir la masse salariale sur ressources propres, en suivre l’exécution et maitriser son évolution notamment en plafond d’emplois

-Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’Université

-Analyser l’exécution du BPI

-Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d'exécution budgétaire à destination de la direction de la composante

-Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l'activité du service financier de la composante

Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)

-Manager l’équipe administrative et technique affectée à l’IUT placée sous sa responsabilité

-Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité

-Élaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante

-Assurer le recrutement des personnels BIATSS

-Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS

-Définir les besoins en formation

-Accompagner les parcours professionnels des agents

-Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)

-Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS

-Être garant du dialogue social au sein de la composante

-Participer à la cartographie des emplois affectés à la composante

-S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante

-Assurer la circulation de l’information, communiquer avec/entre les services de la structure

Pédagogie

-Coordonner et superviser les services pédagogiques

-Contribuer à l’administration de l’offre de formation

-Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques

-Organiser la gestion des études

-Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)

-Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation

-Aider au développement de la formation continue

-Être l’interface avec le service de l’Université dédié à la FC et à l’apprentissage

Logistique générale/Patrimoine

-Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux

-Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité

-En lien avec la direction du patrimoine, suivre les travaux sur site

-En lien avec le service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante

Outils spécifiques à l’activité

Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN, SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint, etc.



Poste à pourvoir dès que possible

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).

Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le lien dans les meilleurs délais.

Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH


Profil

Connaissances / Savoir

Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche

Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent

Connaissance approfondie des règlementations mises en place par le ministère de l’enseignement supérieur

Connaissance générale des règles de gestion des ressources humaines de la fonction publique d’État

Connaissance générale des statuts des personnels enseignants

Connaissance des règlementations comptables et financières applicables aux EPSCP et EPST

Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure

Connaissance générale des grands principes du droit public et privé

Connaissance des règles d’hygiène et sécurité

Savoir faire

Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien

Conduire un projet, accompagner les changements

Savoir définir et appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion

Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord

Qualités d’expression écrite et orale

Capacité d’analyse et de synthèse

Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante

Savoir travailler en équipe

Avoir le sens du dialogue

Compétence en langues : anglais B1/B2

Savoir être

Être loyal(e)

Avoir une grande capacité d’écoute et de communication

Savoir faire preuve de diplomatie

Savoir prendre des décisions

Être capable de fédérer et faire collaborer des équipes nombreuses et diverses

Avoir le sens de l’organisation