Nous recherchons pour notre agence de Marseille un(e) assistant(e) de promotion afin d’accompagner l'équipe programme et de gérer en interne les moyens généraux de l'agence.
Vous serez rattaché(e) directement au Président, et travaillerez en transverse avec l'ensemble des équipes de l'agence; vous aurez pour principale fonction d'être un facilitateur au sein de l'agence.
Quelles sont vos missions ?
* Moyens généraux/RH/Président:
o Accueil physique et téléphonique
o Gestion du courrier et des factures moyens généraux
o Gestion des stocks (fournitures, cuisine)
o Gestion de la maintenance de l'agence (intervenants extérieurs)
o Gestion des clés & badges
o Gestion du matériel et préparation arrivée/départ des nouveaux collaborateurs
o Gestion des mécénats (signature des conventions, mise en paiement...)
o Gestion de l'agenda du Président de la structure.
* Programmes:
o Suivi des appels de fonds des clients (courriers, suivi des encaissements, suivi des réservations et des actes)
o Suivi encaissements autres (RRO EDF, Prime Gaz, remboursements assurances…)
o Gestion des factures des opérations (création des engagements, mise en paiement…)
o Suivi financier et technique des opérations
o Gestion des honoraires des SCI (conventions d'honoraires)
o Affichage PC, constats d'huissier et purge
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