Secrétaire d'équipe - cdd 6 mois - h/f

L'APIJ est un établissement public administratif du ministère de la Justice qui conçoit et réalise les principales opérations d'investissement immobilier pénitentiaire et judiciaire programmées par la Chancellerie.
Environ quatre-vingt opérations judiciaires et pénitentiaires en cours d’étude ou de travaux, de 10 à plus de 100 millions d’euros chacune, sont réparties entre les 50 chefs de projet de l’Agence.
Par ses méthodes de travail et son savoir-faire, l’Agence est à l’avant-garde des services publics en matière de constructions d’équipements publics et de conduite de procédures complexes.
L’APIJ est situé au 67 avenue de Fontainebleau au Kremlin-Bicêtre (proche de porte d’Italie). Deux directions de programmes domiciliées en Guadeloupe gèrent les opérations basées aux Antilles.


Positionné auprès de plusieurs équipes, le (la) secrétaire d’équipe est placé(e) sous l’autorité d’un directeur de programme référent. Le poste est au sein d’un pool secrétariat.
Le (la) secrétaire d’équipe contribue au bon déroulement de l’activité quotidienne des équipes dont il (elle) a la charge en assurant des fonctions d’assistance administrative.
Missions :
* Traiter le courrier,
* Planifier et organiser les réunions internes et externes, les évènements des équipes,
* Organiser et suivre les déplacements des équipes,
* Gérer les agendas des équipes,
* Traiter et mettre en forme des documents (notes, courriers),
* Gérer la reprographie des dossiers, plans ou autres documents nécessaires aux équipes,
* Tenir à jour les listes de contacts des opérations,
* Gérer les fournitures des équipes et le matériel de bureau.

Possibilité de faire du télétravail selon les conditions de l’agence

Formation et expérience : formation en secrétariat ou administrative avec une expérience de 2 ans minimum dans le domaine.
Compétences : Maîtrise indispensable des techniques d’organisation et de priorisation du secrétariat et de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint), qualités rédactionnelles, technique de classement et archivage, pratique de l’accueil physique et téléphonique.
Qualités personnelles : organisation, rigueur, aisance relationnelle, sens du travail en équipe, discrétion et respect du secret professionnel, disponibilité, capacité à travailler dans l’urgence.