Description :
LA DIRECTION DES SOINS DU CHU GRENOBLE ALPES A POUR MISSIONS:
* L’organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation
* La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d’établissement médico-soignant
* La participation à la politique de formation (DPC) dans l’objectif du projet GPMC
* L’animation des cadres de proximité et de pôle
* La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH
* La participation aux recrutements de l’ensemble des professionnels non–médicaux
* La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées
* L’animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l’Etablissement support
Le secrétariat comprend une équipe de 3 SECRÉTAIRES qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.
PRINCIPALES MISSIONS :
* Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs
* Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage
* Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus
* Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet
* Coordination des stages paramédicaux, médico-techniques et de rééducations : gestion des conventions et dossiers administratifs
* Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys
* Suivi des cadres juniors
* Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)
*
Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en œuvre de leurs missions spécifiques
Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.
RELATIONS HIÉRARCHIQUES :
* L’adjoint des cadres hospitaliers
* La Directrice coordonnatrice générale des soins
* La Directrice des soins
* Les cadres supérieurs transversaux
RELATIONS FONCTIONNELLES :
* Les autres secrétaires de la Direction des soins
* Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé
* Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)
* Les instituts de formation internes et externes
* Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée
* Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs
LIEU D’EXERCICE: Direction des Soins – Pavillon Dauphiné 1er étage
CDD de 3 mois renouvelable catégorie C
Titulaire catégorie C
Profil recherché :
COMPÉTENCES REQUISES
* Maîtriser Word et les outils de messagerie
* Utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
* Effectuer un publipostage
* Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur
* Prioriser les tâches urgentes
* Planifier des tâches récurrentes
* Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins
* Bonne connaissance de l’organisation hospitalière du CHUGA
* Législation hospitalière
* Méthode de classement
* Autonomie
* Rigueur et méthode
* Capacité d’anticipation
* Agilité, réactivité
QUALITÉS RÉDACTIONNELLES
* Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d’orthographe EXIGÉ)
* Prise de notes
* Rédiger des comptes-rendus et des courriers
* Capacité de synthèse
QUALITÉS RELATIONNELLES
* Sens de l’accueil
* Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)
* Capacité à gérer les interruptions de tâches
* Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
* Capacité d'écoute et d'empathie
* Discrétion
* Devoir de réserve
* Savoir rendre compte
CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE :
* HORAIRES: 08h00 – 15h50
* TEMPS DE TRAVAIL: 100%
CONTRAINTES PARTICULIÈRES:
* Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.
* Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l’adjoint des cadres.
ASTREINTES ET GARDES: NON.
TRAVAIL DIMANCHES ET JOURS FÉRIÉS: NON.
Exigence institutionnelle :
Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité,et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).
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