À propos de nous
Organisée autour de 5 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.
Le poste à pourvoir est situé à la Maison de l'Université.
Mission
POSITIONNEMENT :
La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative du service SIOP- Cap Avenir.
MISSIONS PRINCIPALES :
Accueil téléphonique et physique
Gestion de la documentation du service Cap Avenir
Animation de l’espace Cap Avenir
ACTIVITES :
ACCUEILLIR, ORIENTER ET INFORMER LES ETUDIANTS ET VISITEURS
-Accueil physique et téléphonique des visiteurs
-Présenter le service
-Gestion de la boite mail Cap Avenir
- Prendre et restituer des messages selon des consignes permanentes ou ponctuelles
-Réceptionner, diffuser le courrier
-Classer et archiver des documents
CONTRIBUER AU BON FONCTIONNEMENT DU SERVICE ET DE L’ESPACE CAP AVENIR SUR LE PLAN LOGISTIQUE ET ADMINISTRATIF
-Tenir à jour les agendas et les plannings et participer à l’organisation des évènements
-Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et de documentation
-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service
-Gérer l’espace Cap avenir – mettre en avant la documentation – affichage
-Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des membres de l’équipe
Profil
Savoirs
-Connaissances de l’enseignement supérieur et de ses modalités d’organisation
-Connaître l’offre de formation de l’UJM
- Applications métiers
-Outils numériques et leurs usages
-Techniques de communication
-Culture du domaine
-Environnement et réseaux professionnels
-Base de données : gestion, administration
Savoir faire
-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
-Gérer ses émotions, son stress
-Identifier/analyser des situations d’urgence et définir des actions
-Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
-Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les
-informations relevant de son domaine d’activité professionnelle
-Renseigner des personnes au regard de son métier
-Se répérer et s'orienter dans l'espace
-S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes
-S'exprimer en public
-Travailler en équipe
Savoir être
-Bon relationnel, savoir écouter, travailler en collaboration / coordination avec d’autres personnes et services
-Organisation, rigueur, anticipation
-Créativité et force de proposition
-Réactivité
-Autonomie
-Aptitude à la discrétion et respect de la confidentialité
CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE
Être titulaire du permis de conduire
Travail certains week-ends (identifiés) - Interventions ponctuelles en soirée
Heures supplémentaires possibles en fonction des missions (traduites en heures de récupération)
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