Le (la) responsable du département « Services généraux et fonctionnement courant » assure le pilotage et l’organisation des fonctions supports transverses de l’ARS Île-de-France (siège et directions départementales). Il (elle) encadre et coordonne les équipes en charge de l’accueil physique et téléphonique, de la gestion du courrier entrant/sortant, du parc automobile et de la documentation générale. Il (elle) veille à la qualité du service rendu, à la continuité des activités et à l’adaptation des moyens aux besoins des agents et des usagers.
Missions principales :
- Piloter et organiser l’accueil physique, en veillant à la qualité d’accueil des publics internes et externes.
- Superviser la gestion du standard téléphonique (relations entrantes, transfert des appels, message d'information), veiller au lien avec les directions métiers pour les sujets d'actualité et assurer la mise en place des réponses de premier niveau.
- Superviser la gestion du courrier (réception, tri, distribution, affranchissement, navettes internes).
- Organiser la fonction documentaire : gestion et mise à disposition des ressources partagées, diffusion des documents internes, classement et archivage en lien avec les services concernés.
- Encadrer les équipes chargées de ces missions et garantir la continuité de service.
- Contribuer à l'amélioration continue des processus internes et à la modernisation des outils.
- Être l’interlocuteur privilégié des prestataires intervenant sur le périmètre (accueil externalisé, transporteurs courrier, maintenance photocopieurs, etc.).
- Assurer la veille sur l'évolution de la réglementation en matière de gestion du parc automobile public
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