Assistant.e en gestion administrative - ecole doctorale

À propos de nous

Suite à la dissolution de la ComUE Paris-Est Sup, les deux universités du site de l’Est parisien, Université Paris Est Créteil (UPEC) et Université Gustave Eiffel (Univ. Eiffel) ont décidé de continuer à travailler ensemble sur un certain nombre de sujets comme l’entreprenariat étudiant, l’innovation et la formation doctorale. Ils ont élaboré une convention de coordination territoriale qui définit le périmètre de la coordination, ses missions, sa gouvernance. Cette coordination territoriale aura pour nom Paris Est Partenaires (PEP).

Les établissements ont décidé de créer un collège doctoral sur le site de l’Est parisien, afin de piloter et de coordonner les actions liées au doctorat dans les 6 écoles doctorales du site :

- 3 écoles doctorales dans le domaine des Sciences Humaines et Sociales (SHS) : Organisations Marchés Institutions (OMI), Cultures et Société (CS), Villes Transports Territoires (VTT)

- 3 écoles doctorales dans le domaine des Sciences Techniques Santé (STS) : Mathématiques Sciences et Technologies de l’Information et de la Communication (MSTIC), Sciences Ingénierie Environnement (SIE), Sciences de la Vie et Santé (SVS)

L’UPEC portera le collège et les écoles doctorales SVS, SIE, CS et OMI




Mission

Vous aurez pour mission principale de coordonner et réaliser de manière polyvalente et autonome les activités de gestion administrative et financières d’une école doctorale :

* Gérer les doctorants sur les plans administratif et pédagogique

* Assister le directeur d’école doctorale dans ses missions

Activités détaillées :

* Élaborer, concevoir des outils de gestion administrative, préparer et contrôler des actes de gestion administrative liés à l’inscription des doctorants, au suivi de leur scolarité, à leur soutenance de thèse et à la délivrance de leur diplôme

* Participer et assurer l’instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire (bourses de cotutelle, de mobilité, recrutement candidats à contrats doctoraux)

* Coordonner les aspects logistiques de l’école doctorale (manifestations, journées d’études, séminaires, organisation de réunions, d’auditions de candidats, publications de résultats, etc…)

* Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques (réponse à enquêtes ministérielles, suivi dossier d’accréditation)

* Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services de l’établissement et les partenaires extérieurs

* Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure (doctorants, unités de recherches, directeurs de thèse, services supports de l’établissement)

* Suivre l’évolution de la réglementation relative aux études doctorales

* Assurer le suivi budgétaire de l’école doctorale

* Assurer la mise à jour du site WEB de l’école doctorale

Localisation : Champs-sur-Marne (Cité Descartes) + Créteil (Upec Pyramide)


Profil

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1660 € et 1960 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)

Connaissances souhaitées ou à acquérir :

* Objectifs et projets de l’établissement

* Organisation de l’enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation

* Techniques d’élaboration de documents

* Connaissances budgétaires générales, des ressources humaines

* Langue anglaise appréciée

Savoir-faire :

* Réaliser des synthèses

* Rédiger des rapports ou des documents administratifs

* Concevoir des tableaux de bord

Savoir être :

* Rigueur et fiabilité

* Réactivité

* Sens relationnel

* Autonomie