Chargé ou chargée des services généraux

Description de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique du responsable adjoint des services généraux et au sein dune équipe composée de 9 collaborateurs, vous êtes linterlocuteur principal pour toutes les problématiques liées à vos domaines dintervention : food & beverage. Vos missions consisteront à :

1. Assurer le suivi de l'exécution des prestations : du marché des traiteursdu marché des distributeurs automatiquesdu marché des fontaines à eaudes prestations de machines à café

Et être force de proposition sur le sujet de la restauration externe

2. Assurer les relations avec le CROUSinterlocuteur(trice) privilégié(e) du directeur d'unité de gestion et de son adjoint(e)s'assurer du bon respect des prestations devant être réalisées par le CROUStravailler avec les étudiants et le CROUS pour obtenir une alimentation conforme aux attentes de linstitution.
3. Piloter les contratsPiloter les plannings dinterventions des différents prestataires en vous assurant de la continuité et la qualité de serviceEtre linterlocuteur privilégié des prestataires, piloter leur activité de façon régulière grâce à du reporting, des comités de pilotage, un bilan annuel dactivités, etc.Etre force de proposition pour améliorer les processus et pour proposer des améliorations budgétéesCentraliser la gestion administrative : effectuer le suivi de la facturation, des relances, du calendrier de maintenance, etc.Préparer les marchés et suivre leur exécutionPasser et suivre les commandes, le contrôle des livraisonsÊtre linterlocuteur unique des prestataires et centraliser les demandes concernées par votre périmètreDéfinir et rédiger les procédures, règles dutilisation, contrôler leurs applications et sassurer du suivi administratif et opérationnelEn fonction du prestataire et de son activité, sassurer du suivi des documents administratifs obligatoires pour lensemble des prestataires pilotés (exemple : plans de prévention, documents légaux, attestations dassurances, etc.)Assurer et suivre les prestations sur lensemble des bâtimentsAssurer un rôle de conseil auprès des campus de région en étant linterlocuteur(trice) privilégié(e) sur vos différents domaines. Des déplacements occasionnels dans les différents campus sont à prévoir.Gestion du back-up sur le périmètre suivant : fournitures de bureaux, vêtements professionnels et commandes de la direction et/ou institutionnelles.

N.B : Les activités listées ci-dessus sont susceptibles dêtre ajustées en fonction des besoins du service et des problématiques qui lui sont rattachées. En effet, le chargé des services généraux pourra également se voir mobiliser dans le cadre dautres missions des services généraux si lactivité lexige.

Profil

4. De formation supérieure de niveau Bac idéalement spécialisée en gestion, bâtiment ou logistique, vous bénéficiez dune expérience professionnelle réussie en tant que chargé(e) des services généraux
5. Une connaissance dun outil système dinformation comptable et financier (exemple : Cegid XRP Ultimate) serait appréciée
6. Une connaissance des procédures dachats publics (appels doffres, consultation, etc) serait appréciée
7. Discrétion et diplomatie
8. Sens de lanticipation et gestion des priorités
9. Capacité à gérer des tâches multiples
10. Disponibilité, assurer une présence terrain
11. Esprit d'initiative
12. Autonomie, rigueur, sens du détail
13. Sens du reporting, compétences sur la suite Office
14. Excellent relationnel, bon communicant(e)

Avantages :

15. Télétravail (2 jours/semaine)
16. Rémunération fixe sur 12 mois et primes
17. 40 jours ouvrés de congés payés par an
18. Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
19. Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable ( /an)
20. Titres Restaurant
21. Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
22. Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.