Secrétaire directeur h/f - ec180262

Secrétaire directeur H/F - EC180262 Employeur :

Direction Régionale et Interdépartementale de l'Hébergement et du Logement d'Ile-de-France (DRIHL)
Préfecture de région Ile-de-France
5 Rue Leblanc...PARIS

Missions principales et activités :

Assurer le secrétariat de la Direction (un directeur et deux directeurs adjoints) en brigade avec un(e) second(e) assistant(e) de direction, et à ce titre être en charge des missions suivantes, en lien étroit avec le.a chef.fe de cabinet :

- Accueil physique et téléphonique
- Tenue de l'agenda du directeur
- Gestion des messageries des secrétariats et de la boîte fonctionnelle Direction
- Gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement d ... utils dédiés - diffusion - suivi du courrier - signalé - - classement - publipo ... uel) et saisie ou mise en forme de divers documents conformément à la charte (notes, courriers, convocations...)
- Organisation et préparation de réunions de la Direction et celles présidées par la Direction (fixation de la date en fonction des agendas des principaux participants, réservation de la salle, organisation de l'accueil café, élaboration et diffusion de la liste d'émargement, préparation de la réunion le jour J et participation à son organisation)
- Mise à jour des contacts des partenaires d ... pertoire de la Drihl
- Préparation des dossiers des réunions du lendemain pour le Directeur et ses deux adjoints, en lien étroit avec le.a chef.fe de cabinet
- Gestion des commandes de fournitures de bureau, de papiers et de consommables pour les photocopieurs
- Suivi des congés des directeurs régionaux et départementaux et des chefs de service ; gestion des demandes de congés du Directeur
- Gestion du planning du chauffeur du Directeur

Conditions particulières d'exécution :

Le secrétariat de direction comprend deux postes :
- 1 poste d'assistant en charge de la coordination de l'agenda et des activités du directeur
- 1 poste d'assistant en charge de la coordination de l'agenda et des activités des 2 directeurs-adjoints.
Le travail est organisé en - brigade - avec horaires fixes occupés en ... es 2 secrétaires (une semaine sur deux) :
- Poste du matin : 8 h 30 - 17 h
- Poste de l'après-midi : 10 h - 18 h 30
Ainsi, chacun des postes, au-delà de son champ spécifique, doit s'inscrire en complémentarité pour garantir la continuité du service.

En cas d'absence d'un(e) assistant(e), l'autre assistant(e) assure le service de 9 h 00 à 17 h 30 (pause pour le déjeuner de 45 minutes).