Assistant administratif polyvalent h/f

LES ATELIERS DE LA CHAPELLE, fondés en 1969, sont spécialisés dans la menuiserie et l'ébénisterie depuis 1969, Les salariés sont répartis sur trois structures et interviennent en France et à l'étranger pour les Monuments Historiques, les décorateurs, les architectes d'intérieur et les particuliers.

Dans le cadre d'un renfort, nous recherchons un ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F) en CDI sur Sèvremoine, à 15min de Cholet. LES ATELIERS DE LA CHAPELLE est une filiale du prestigieux Groupe AURIGE, leader incontesté dans la restauration du Patrimoine et des Monuments Historiques en France. Les Ateliers de la Chapelle sont renommés pour leur expertise en menuiserie et ébénisterie, employant une cinquantaine de professionnels qualifiés. Situés au Longeron dans le Maine-et-Loire, ils couvrent la fabrication, la restauration, l'ébénisterie, la sculpture ornementale et les études préalables, et sont reconnus en France et à l'international pour la qualité exceptionnelle et le savoir-faire artisanal de leurs productions.

En tant qu'Assistant(e) de Direction, et sous la responsabilité du directeur, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos services généraux et administratifs.

VOS MISSIONS :

Administratif :

- Gestion des heures dans l'ERP, suivi du registre et des visites médicales.

- Transmission des éléments variables de paie et gestion des échanges avec les agences d'intérim.

- Établissement des contrats de travail, mutuelle, dossiers internes et suivi des fins de contrat.

- Participation aux recrutements.

- Suivi des apprentis, conventions de stage.

- Organisation et suivi des formations, remboursements OPCA et élections du CSE.

- Accueil et diverses tâches administratives courantes (carte BTP)

Comptabilité fournisseurs / Administration des ventes :

- Facturation client des chantiers via les plateformes publiques (Chorus, Ediflex).

- Suivre les encaissements et effectuer les relances clients.

- Contribuer au suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux et le directeur.

- Gérer ponctuellement les commandes et paiements de petits matériels via internet

Services généraux :

- Gérer les commandes de fournitures administratives et les réservations d'hôtels.

- Suivre les sinistres et pannes en lien avec les cabinets d'assurance.

- Organiser la maintenance courante, veiller à la bonne tenue des locaux et assurer le suivi du matériel interne (informatique, téléphonie).

- Assister le directeur dans la gestion quotidienne des Ateliers.

Appels d'offres / Support études et commercial :

- Veille commerciales.

- Préparer les dossiers administratifs d'AO, gérer les téléchargements sur les plateformes dédiées et suivi des réponses.

- Gérer les justifications et démarches administratives liées aux refus d'AO.

- Assurer le suivi administratif des projets et mise à jour dans les outils internes.

- Contribuer au suivi commercial et à la tenue des listings (clients, MOE, partenaires publics et privés).