Gestionnaire administratif de la mobilité étudiante & des missions f/h

La Direction générale déléguée aux relations internationales (DGDRI) constitue le service d’appui de l’Université Paris Cité pour la mise en œuvre de sa stratégie d’internationalisation. Elle rassemble deux départements – Partenariats & Coopérations ; Accueil & Mobilités – ainsi qu’une cellule dédiée à l’Alliance européenne Circle U. Circle U. est une alliance regroupant neuf universités européennes engagées dans la construction d’un espace commun d’enseignement, de recherche et de mobilité. Elle développe des programmes ambitieux visant à renforcer les mobilités, les coopérations académiques et l’innovation pédagogique à l’échelle européenne. Dans ce cadre, le poste occupe une place à l’interface entre la cellule Circle U. et la DGDRI, en assurant la mise en œuvre des mobilités et des missions associées aux activités de l’Alliance Circle U., et en contribuant activement à ces mêmes activités au niveau de la DGDRI. Plus spécifiquement, le poste est chargé de la gestion logistique, administrative et financière des mobilités étudiantes et personnelles (programmes internationaux, Erasmus, Circle U., mobilités internes), ainsi que du traitement des missions internationales (organisation, conformité, paiements, suivi budgétaire). Activités principales 1. Gestion des mobilités des étudiants et du personnel – Suivre les candidatures, nominations et learning agreements. – Suivi des conventions de mobilité des partenaires de Circle U. – Gérer les mobilités entrantes et sortantes : vérification des dossiers, adresses, attestations, certificats, reconnaissance académique lorsque nécessaire. – Assurer la logistique : conseils administratifs, visas, accueil, communication avec la Vie de Campus, etc. – Informer les étudiants et personnels sur les dispositifs existants (Erasmus, Circle U., mobilités courtes, staff weeks). 2. Gestion administrative et financière des missions – Assurer le traitement complet des missions internationales dans SIFAC / outils internes : • conformité des demandes, • établissement des ordres de mission, • vérification des pièces et justificatifs, • liaison avec les services financiers pour le paiement. – Suivre les déplacements liés aux activités Circle U. (WP2 mobilité, WP3 Open Campus, WP7 communication, etc.) et assurer leur coordination logistique. 3. Gestion des aides financières – Préparer et instruire les dossiers de bourses des aides à la mobilité (Erasmus, bourses UPCité, aides Circle U.) ; assurer l’éligibilité et la conformité des pièces. – Suivre les versements, relances, justificatifs de séjour et certificats de présence. – Assurer le lien fonctionnel avec la chargée d’affaires financières du projet Circle U. et de la DGDRI Connaissances : – Fonctionnement général de l’enseignement supérieur français et européen. – Connaissance générale de la gestion administrative et financière publique. – Connaissance des dispositifs Erasmus et mobilités internationales. – Bon niveau d’anglais (A2). Savoir-faire - Compétences opérationnelles : – Gérer des dossiers administratifs et financiers complexes. – Utiliser les outils métiers : Excel, MoveOn, SIFAC, outils DGDRI, outils de reporting. – Contrôler la conformité administrative, juridique et financière. – Produire des rapports, bilans statistiques, tableaux de bord. – Organiser et planifier les étapes d’un processus à échéances fixes. Savoir-être – Compétences comportementales : – Autonomie et forte rigueur dans l'exécution. – Sens de l’initiative et proactivité dans la résolution de problèmes. – Capacité à interagir avec des partenaires variés (facultés, services centraux, partenaires internationaux). – Fiabilité, sens du service et gestion de situations complexes. – Adaptabilité et communication claire. Grandes missions du poste 1. Gérer administrativement et financièrement les mobilités étudiantes et celles du personnel, dans le cadre des programmes internationaux et Circle U., en collaboration avec les gestionnaires administratifs et financiers de la DGDRI. 2. Assurer la gestion complète des missions internationales (appels à mission, conformité, pièces justificatives, suivi des remboursements). 3. Assurer le paiement des aides financières à la mobilité, en lien avec la chargée d’affaires financières et les gestionnaires financières de la DGDRI. 4. Assurer le reporting et la production de données : statistiques de mobilité, tableaux de bord, indicateurs européens (Circle U.). Ancrée au cœur de la capitale, l’Université Paris Cité est une université de recherche intensive, omnidisciplinaire, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l’originalité de sa recherche, la diversité et l’attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation. Université à impact positif pour la société, l’Université Paris Cité a fait de la « santé planétaire » sa signature : « des êtres humains en bonne santé, au sein de sociétés en bonne santé, sur une planète en bonne santé ». Lauréate de nombreux appels à projet d’investissements d’avenir (PIA), l’Université Paris Cité s’appuie sur les compétences et l’engagement de l’ensemble de ses communautés académiques, administratives et techniques, et sur le dynamisme de sa communauté étudiante, pour développer des projets de recherche et de formation à forte valeur ajoutée, et former les citoyennes et les citoyens de demain, dans un monde en transition. L’Université Paris Cité comprend trois Facultés (de Santé, des Sciences, et Sociétés & Humanités), auxquelles sont rattachées 24 composantes et 110 unités de recherche, et intègre un établissement-composante, l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP), et un organisme de recherche associé, l’Institut Pasteur. Elle compte plus de 63 000 étudiants, 4 773 enseignants et enseignants- chercheurs ainsi que 2 767 personnels administratifs et techniques. Forte de la grande diversité et de l’excellence de ses domaines disciplinaires alliant les sciences formelles, naturelles et expérimentales, les sciences humaines et sociales, et la santé, l’université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur essentiel de son identité et de sa signature « santé planétaire ». Dans une démarche d’amélioration continue au service de son projet d’établissement, l’Université Paris Cité se dote de schémas directeurs et de plans d’action pour asseoir sa responsabilité sociétale et environnementale, et notamment s’engager pour les égalités et lutter contre toute forme de discrimination et de violence, agir pour la qualité de vie au travail et la transition écologique, et renforcer l’expérience étudiante Rejoindre l’Université Paris Cité, c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes : celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle, de l’innovation, du dialogue, de l’ouverture aux autres et au monde.