Executive administrative assistant office manager

A propos d’Histovery
Rejoignez une équipe de collaborateurs passionnés par la culture, le patrimoine et les nouvelles technologies. Histovery, leader de la “Visite Augmentée” sur mesure, permet au très grand public de redécouvrir la richesse du patrimoine culturel grâce à la Réalité Augmentée et à l’interactivité, dans le respect rigoureux des connaissances scientifiques. Histovery développe deux offres de “Visites Augmentée” :
L’HistoPad, le compagnon de visite in situ sur tablette. Il est disponible dans une vingtaine sites culturels en France, en Allemagne et aux Etats-Unis (notamment le domaine national de Chambord, la Conciergerie de Paris, le Fort Alamo).
Les Expositions Augmentées. Alliant scénographie physique et Réalité Augmentée de l’HistoPad, ces expositions itinerantes voyagent sur de nombreux continents pour faire sortir les collections et le patrimoine “hors de leurs murs”.

Plus d’infos sur nos sites web :


Responsabilités

Vous recherchez un poste polyvalent et à fort impact au sein d’une structure en croissance ?
En tant qu’Assistant·e de Gestion PME-PMI / Office Manager chez Histovery, vous occuperez un rôle clé, en lien direct avec l’ensemble des Pôles de l’entreprise. Placé·e sous la responsabilité de la Directrice des Opérations, vous interviendrez sur des missions variées qui requièrent autonomie, rigueur et sens des priorités.
Votre esprit d’initiative, votre organisation et votre relationnel bienveillant seront des atouts essentiels pour vous épanouir dans ce poste.
Le poste est à pourvoir au plus vite pour bénéficier d’un accompagnement de la Collaboratrice en poste actuellement.
La maitrise de l’anglais est nécessaire.
La rémunération sera fonction de vos expériences et compétences.
Passé la période de prise en main du poste, le télétravail est ouvert sur 1 jour par semaine.


Vos principales missions

Assistance comptable
En lien direct avec notre cabinet comptable, vous contribuez activement à la fiabilité de notre gestion financière :
Pré-comptabilité pour les situations trimestrielles
Facturation clients (en. 20 factures/mois)
recueil des variables de facturation
suivi des paiements et relances clients
optimisation du process et automatisation de la récupération des variables et des relances clients
Gestion de la transmission mensuelle des pièces d'achat et de vente au cabinet comptable, via l'outil Pennylane :
contrôle de l'exhaustivité des informations transmises avant comptabilisation,
gestion du process de transmission des pièces comptables et de la récupération des pièces manquantes en lien avec les chefs de pôle
suivi du process dématérialisé de recueil des notes de frais
Paiements fournisseurs et notes de frais

Assistance RH
Vous êtes le point de contact opérationnel entre l’équipe et la paie externalisée :
~ Transmission mensuelle des variables de paie,
~validation des bulletins,
~recueil et transmission des questions des salariés sur les BS au chargé de paie le cas échéant
~ Commande mensuelle des titres restaurant (Edenred)
~ Onboarding et offboarding des nouveaux salariés
~préparation des contrats,
~réception des pièces pour transmission à l’entreprise en charge de la paie,
~intégration des nouveaux collaborateurs aux outils software de l’entreprise, inscriptions et déclarations mutuelle, CIAMT, Edenred,
~suivi des process d’offboarding
~ Missions de moyen terme :
~mise en place d’un CSE
~mise en place de formations avec notre OPCO


Office management
Traitement du courrier entrant et sortant
Prise en charge des contacts téléphoniques entrants
Suivi de l'entretien des locaux et des relations avec les fournisseurs
Gestion des fournitures
Gestion de l'archivage administratif


Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si…
Vous êtes organisé·e et rigoureux·se
Vous avez une expérience confirmée en gestion administrative, comptable et/ou RH dans une PME
Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux (Pennylane, Google Workspace) et avez une appétence pour les process fluides et l’automatisation
Vous avez un bon sens du relationnel, une communication claire et bienveillante
Vous êtes curieux·se, force de proposition et motivé·e à l’idée de contribuer à la structuration d’une entreprise en croissance
Une parfaite maîtrise de l’orthographe et de la rédaction administrative est indispensable.