Description
Excellence Maths est un organisme de cours particuliers haut de gamme fondé par un diplômé de l’École Polytechnique.
Nous accompagnons des élèves de lycée et de classes préparatoires grâce à un suivi rigoureux, personnalisé et humain.
Nous recherchons une assistante opérationnelle pour gérer la coordination quotidienne des élèves et des familles, en lien direct avec le fondateur.
Poste en télétravail, temps partiel (environ 15h/semaine), dans une collaboration de long terme.
Ce poste s’adresse exclusivement à des freelances (statut micro-entrepreneur).
(C’est le format le plus adapté à notre organisation : mission récurrente, autonomie sur les horaires, présence week-end.)
Si vous n’avez pas encore ce statut, l’inscription est simple et gratuite (autoentrepreneur.urssaf.fr).
Deux contraintes indispensables (à lire avant de candidater)
1) Réactivité / “veille” support client
Nous ne demandons pas une disponibilité 24/7.
En revanche, nous avons besoin d’une veille régulière en journée : lorsqu’un parent/élève écrit pour un sujet de support (créneau, paiement, urgence planning), l’objectif est de pouvoir répondre dans l’heure.
➡️ Il y a peu de messages, mais ils doivent être traités vite et proprement.
2) Travail le week-end (indispensable)
* Un peu le samedi (selon la semaine, tâches courtes)
* Tous les dimanches : disponibilité indispensable l’après-midi, pour un bloc de 3–4h consacré à :
* envoi/verrouillage des créneaux
* facturation / suivi (selon process)
➡️ Si vous n’êtes pas disponible tous les dimanches après-midi, ce poste ne conviendra pas.
Responsabilités
* Gérer l’onboarding des nouveaux élèves (collecte d’informations, validation paiement Stripe, mise à jour Notion)
* Organiser les emplois du temps, planifier les cours et assurer le suivi des créneaux hebdomadaires
* Communiquer avec les parents et élèves par WhatsApp et email avec professionnalisme et bienveillance
* Préparer les synthèses hebdomadaires envoyées aux familles
* Suivre les paiements, relancer en cas d’échec, remonter les anomalies
* Maintenir la qualité des données dans Notion (fiches élèves, créneaux, paiements)
* Participer à l’amélioration continue des process opérationnels
Qualifications
* Excellente maîtrise du français écrit et oral, orthographe irréprochable
* Très bon sens de l’organisation, rigueur, fiabilité
* Réactivité et capacité à traiter vite les demandes support (objectif : réponse dans l’heure)
* Aisance avec les outils numériques (Notion, Google Drive, Stripe, WhatsApp Web)
* Autonomie, esprit d’initiative, discrétion
* Expérience en gestion admin / relation client / coordination ops = atout
* Disponibilité long terme (mission récurrente 15h/semaine)
Rémunération & démarrage
* Rémunération : 1200€ TTC / mois (hors formation)
* Évolution positive possible si la collaboration se passe bien (fiabilité + performance)
* Démarrage : dès que possible
* Formation prévue la semaine du 29 décembre
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