Le secrétariat du service de Rhumatologie se compose de cinq secrétaires, réparties entre les activités de consultation, le secteur d'hospitalisation et l'hôpital de jour (HDJ).
Missions principales
Accueil téléphonique ligne d'hospitalisation partagée (matin/après-midi)
Accueil physique (délégués médicaux, internes, externes, ARC..)
Gestion et préparation du dossier médical
Coordination du parcours patient
Archivage numérique
Activités au quotidien
Gestion administrative liée au secteur d'hospitalisation : relecture et mise en forme des lettres de liaison, numérisation, envoi des courriers patients, archivage
Travail en binôme pour l'accueil téléphonique du secteur d'hospitalisation
Prise de rendez-vous via Dx Planning
Saisie et gestion des courriers de consultation pour les médecins référents
Gestion des questionnaires douleur
Gestion de la téléexpertise
Création de documents types
Utilisation du logiciel SPARK pour l'archivage et la gestion des dossiers patients
Réception, tri et distribution du courrier interne et externe, ainsi que des fax liés à l'hospitalisation
Transmission des dossiers patients à la demande de la direction de la clientèle
Gestion des mails, y compris la boîte mail générique du service (en alternance avec l'équipe)
Assurer la continuité des activités en cas d'absence de collègues (secrétaire d'HDJ, binôme, etc.)
Tâches partagées : commandes de fournitures, gestion du téléphone, courriers postaux.
Relations avec l'université, les directions du CHU
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