Secrétaire de chef de bureau h / f

Description du poste

Le / la secrétaire assure les fonctions d’assistante pour le chef de bureau SJCF-2A, le sous-directeur et occasionnellement pour le chef de bureaux SJCF-2B. Il / elle contribue au bon fonctionnement du service par un appui administratif, logistique et organisationnel.

Il / elle assure les tâches de secrétariat classique, telles que la gestion de lagenda, l’accueil téléphonique et physique, la gestion des balfs (sous-direction, SJCF-2A et occasionnellement SJCF-2B), l’organisation des réunions, la réservation de salles, le suivi et la gestion des déplacements (FDD), la gestion du courrier journalier, la mise en forme des supports (respect charte graphique) ainsi que l’envoi et le suivi des dossiers dans les applications ad hoc (Dossiel, Boris, Erica) et le téléchargement des documents via ESCALE.

Il / elle assure également un soutien logistique (fournitures de bureau, besoin mobilier et immobilier) ainsi que sur la gestion des horaires variables et la modification du télétravail (Sirhius) pour l’ensemble de la sous-direction.

Il / elle traite et assure un suivi sur les sujets courants d’ordre transverse : mise à jour des annuaires, habilitations Madhras, habilitations Esteve, publication Docad et Ulysse, campagne CET, permanence des CAP, organisation et accueil des nouveaux agents / stagiaires / apprentis, commandes des documentations (CGI, Brochures pratiques).

Le / la secrétaire permet d’assurer une fluidité du traitement des dossiers en cas d’absence des collègues du bureau d’ordre et un soutien permanent pour toutes autres taches (archivage).

Description du profil recherché

Savoir-être : esprit d’équipe, aisance relationnelle, faculté d’adaptation, réactivité, esprit d’initiative, discrétion (dossiers soumis au secret fiscal)

Savoir-faire : analyser une information, une situation, une donnée, un dispositif / avoir des initiatives / faire des propositions / savoir gérer une situation de stress ou d’urgence / organiser une activité / suivre et maitriser des délais

Compétences requises : Connaissances bureautique / des outils collaboratifs / de l’environnement administratifs (services centraux et réseau).

Connaissances recherchées : une expérience dans le domaine du secrétariat serait un plus.

Temps Plein

Compétences candidat

Compétences

* CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
* CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
* SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
* SAVOIR-FAIRE - Communiquer
* SAVOIR-FAIRE - Gérer une situation de stress
* SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
* SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
* SAVOIR-ÊTRE - Aisance relationnelle
* SAVOIR-ÊTRE - Avoir lesprit déquipe
* SAVOIR-ETRE - Esprit dinitiative
* SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
* SAVOIR-ÊTRE - Sens de lorganisation

Niveau détudes min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP / BEP

Niveau dexpérience min. requis

Confirmé


J-18808-Ljbffr