Descriptif du poste : Le Centre hospitalier Charles Perrens recrute un Assistant(e) Administrative (h/f) au sein du CGM relevant au Pôle UNIVA, à mi-temps. 1 - Mission globale : L'assistant(e) des médecins co-coordonnateurs du Diplôme d'Études Spécialisées (DES) assure l'organisation, la gestion administrative et la coordination pédagogique du cursus des internes. Il garantit le bon fonctionnement du dispositif de formation en lien étroit avec l'université, les services hospitaliers, les intervenants et les étudiants. Sa mission consiste à soutenir les médecins coordonnateurs dans toutes les dimensions logistiques, administratives et relationnelles nécessaires au pilotage du DES. 2 - Activités : Coordination administrative et gestion des stages Suivi et mise à jour des programmes de formation Organisation des plannings, agendas et affectations Interface avec l'université et les services hospitaliers. Gestion des mails et des échanges avec les intervenants et les internes Gestion cours de DES 1ère, 2ème et 3ème années Suivi des agréments de stage et des renouvellements Gestion des dossiers des étudiants étrangers Traitement des demandes inter-CHU entrants et sortants, notamment avec la Nouvelle-Calédonie et la Polynésie Traitement des demandes de disponibilité Organisation logistique et support aux instances Préparation et organisation des réunions pédagogiques ou administratives Rédaction des comptes rendus Diffusion des documents et comptes rendus aux participants Suivi des parcours étudiants Gestion des inscriptions universitaires Suivi administratif des internes tout au long de leur cursus et notamment du respect de la maquette de formation du DES Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : Niveau bac ou bac professionnel dans le domaine du secrétariat Une expérience en secrétariat ou gestion administrative est appréciée. Savoir-faire Maîtrise des logiciels bureautiques : EXCEL, WORD, POWERPOINT Gestion des dossiers administratifs de manière fiable et structurée Rédaction des documents professionnels (mail, compte rendus) Suivie de l'avancement des dossiers Connaissances Fonctionnement des études médicales et du DES Organisation hospitalière et universitaire Procédures administratives liées aux internes (mobilités, inscription, agrément) Savoir être, Rigueur, sens de l'organisation et fiabilité. Discrétion, respect de la confidentialité. Diplomatie, sens du relationnel, écoute. Réactivité, adaptabilité, gestion des priorités. Autonomie tout en travaillant en collaboration étroite avec les co-coordonnateurs. Spécificités du poste : · Poste à mi-temps · Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens. Postulez sur le site carrière : https://ch-perrens.softy.pro/offre/193096?idt=159
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