Secrétaire administratif — h/f

Secrétaire administratif — H/F L'EHPAD Saint Georges d'Orques - Notre Dame du bon Accueil, appartenant au Groupe Oc Santé, est implanté en périphérie du bourg sur une colline, il profite d'une belle vue dégagée sur un paysage de campagne et de vignes. Son bâtiment neuf, réparti sur deux niveaux comprend 64 lits dont 12 en unité d'hébergement renforcée (UHR) pour les personnes désorientées, Alzheimer ou apparentées. Nous recrutons une secrétaire administrative à temps plein Vos principales missions seront les suivantes : Veille au bon fonctionnement de l’établissement : o Vérifie la présence du personnel et la bonne organisation du travail. o Prévient la direction des problèmes ressentis, et participer à leur résolution dans le champ de ses responsabilités. o Se charge de prévenir le responsable technique en cas de panne de matériel essentiel au bon fonctionnement de l’établissement (SSI, ascenseur, etc.).  Activités administratives : - Rédaction de courriers divers : courrier tutelle, courrier familles, etc. - Traite les courriers et appels téléphoniques - Prise de RDV pour la Direction  Gestion dossiers des résidents : - Suivi et mise à jour des dossiers administratifs du résident, suivi mouvements entrées/sorties - Registre des entrées et sorties des résidents - Préparation du contrat de séjour, règlement intérieur, livret d’accueil lors d’un nouvel entrant  Gestion des commandes : - Commande des repas salariés et invités suivi du nombre de résidents - Commande des produits droguerie - Commande des produits papeterie - Contrôle des bons de livraison et enregistrements  Facturation mensuelle : - Etablit la facturation des résidents - Etablit la facturation des clients - Enregistrement des chèques et répartition des paiements selon les différents prestataires - Contrôle et suivi des factures résidents - Suivi avec les conseils départementaux  Gestion dossiers du personnel : - Tenue des dossiers individuels du personnel - Planification des visites médicales en lien avec le service de santé au travail - Suivi et gestion des absences sur planning - Saisie des AT sur net entreprise avec validation direction - Participer à la préparation des éléments de paye - Remise des bulletins de salaires sous enveloppe - Rédaction des contrats de travail sous l’égide de la direction - Tenue du registre unique du personnel - Rédaction courriers personnel  Activités hôtelières : - Accueil et réception des communications téléphoniques - Accueil des nouveaux résidents et de leur famille - Accueil des stagiaires : distribution des tenues - Accueil des remplaçants : remise des fiches de postes et signature du contrat - Accueil des visiteurs et des prestataires - Réception et distribution du courrier, des journaux aux résidents - Visite de la maison aux familles désireuses de faire séjourner leur parent dans notre structure - Rédaction, affichage et distribution des menus et des activités de la semaine - Répondre aux attentes des résidents : questions diverses et requêtes  Activités annexes : - Relevé du photocopieur - Gestion des trousseaux de clés. - Supervise le classement et l’archivage des documents - Mise à jour de tous les documents qui nécessitent un suivi. - Anticipe les besoins en fournitures et produits pour les services et matériels de bureau La liste des tâches n’est pas exhaustive, la secrétaire administrative devra s’adapter aux évolutions de son emploi et suivre notamment les formations nécessaires. Liens fonctionnels : Pour la bonne réalisation de ses missions, la secrétaire administrative aura des relations fonctionnelles avec tous les corps de métier représentés au sein de la structure. Il/Elle aura également des liens de travail avec la comptabilité et le service paye ainsi qu’avec les autorités de contrôle et de tarification, notamment dans le cadre du suivi des dossiers concernant les résidents. Horaires et rythme de travail : CDI Roulement à temps plein en 10H : 8H30- 13H 13H30-19H00 Semaine 1 : Lundi Jeudi Vendredi Semaine 2 : Mardi Mercredi Samedi Dimanche Rémunération : Filière administrative – Position I – Niveau Employé hautement qualifié Coefficient 241 Ségur ancienneté prime de dimanche = à partir de 2067€ brut ancienneté en fonction de l’expérience Prise de poste 15 mars Type d'emploi : Temps plein, CDI Savoirs techniques et professionnels : Il est impératif de posséder au minimum un diplôme de niveau Bac 2/3 ainsi qu’une maîtrise des principaux logiciels, une bonne orthographe et une aisance rédactionnelle : › Maîtriser les outils bureautiques ; › Filtrer et orienter les appels téléphoniques ; › Renseigner les interlocuteurs ; › Réaliser un plan de classement ; › Rédiger et mettre en forme un document de manière autonome ; › Travailler en équipe ; › Organiser et prioriser les activités de secrétariat ; › S’exprimer aisément devant des interlocuteurs divers et variés. Savoirs être : › Bon relationnel ; › Esprit d’initiative ; › Disponibilité ; › Sens de la confidentialité / Discrétion ; › Rapidité d’exécution ; › Polyvalence ; › Diplomatie. LE GROUPE OC SANTE Oc Santé est le premier groupe de santé indépendant de la région Occitanie. Il réunit et gère 17 établissements regroupant toutes les spécialités : chirurgie, maternité, médecine, hospitalisation à domicile, soins de suite et de réadaptation, psychiatrie et hébergement de personnes âgées (EHPAD et résidence sénior). Depuis sa création, le groupe Oc Santé a connu un développement continu intégrant parfaitement l’évolution des exigences sanitaires et privilégiant une offre de soins de proximité, à l’écoute du patient et basée sur la complémentarité des établissements tout en prenant en compte les spécificités de chacun. Le patient et l’accès pour tous à des soins sécurisés et de qualité sont au cœur d’un projet médical ambitieux et partagé afin de tisser un réseau de santé performant et de garantir une répartition optimale des spécialités médicales. Visant une qualité de soins optimale, les établissements du groupe Oc Santé ont su développer leurs complémentarités médicales, techniques et administratives pour tisser un réseau de soins performant, proposant une répartition équilibrée des spécialités médicales. Porteurs d’investissements constants en matière d’amélioration ou de rénovation de leurs structures d’accueil et de leurs plateaux techniques, les établissements du Groupe Oc Santé offrent aux patients une prise en charge globale alliant qualité, confort et sécurité. Oc Santé permet à l’ensemble de ses établissements d’optimiser leur gestion à travers la mise en commun de services logistiques (ressources humaines, systèmes d’information, information médicale, finances et contrôle de gestion, technique et biomédical, restauration) et de fonctions supports animées par des référents dans de nombreux domaines (achats, immobilier, juridique, communication, qualité, gestion des risques et développement durable). https://www.oc-sante.fr/ Saint-Georges-d'Orques niveau Bac 2/3 Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDI Secrétaire / secrétaire de direction