Gestionnaire en charge du suivi d'activité du contrôle budgétaire et assistant(e) de direction* h/f

Description du poste

Le(la) titulaire du poste assure la fonction de gestionnaire en charge du suivi d’activité du contrôle budgétaire et d'assistant(e) de direction auprès du contrôleur budgétaire et comptable ministériel et des deux chefs de département.

Au titre de l'activité de gestionnaire : (i) tenue du tableau de bord de l’activité du DCB (ce qui suppose la maÏtrise du SI financier CHORUS), (ii) renseignement sur l’infocentre de la direction du budget des avis du CBCM sur la programmation initiale et les comptes rendus de gestion des programmes et des BOP centraux, (iii) communication interne et externe et veille documentaire : diffusion des notes d’information, circulaires et documents divers (Liaisons sociales ou Bulletin Officiel par exemple), réalisation de diaporamas ou bulletin d'information interne.

Au titre de l'activité d'assistant(e) de direction : (i) réception des appels téléphoniques et orientation des interlocuteurs, (ii) organisation des réunions et préparation des dossiers afférents, (iii) gestion du courrier et des archives du service, comprenant la réception, le tri, l’enregistrement et le départ centralisé des dossiers (DCB et DCM) et courriers, également par voie dématérialisée, gestion des annuaires du service et des listes d’envoi de courriels, (iv) suivi des affaires logistiques : fournitures, frais de déplacements, affaires mobilières et informatiques
gestion de proximité des ressources humaines (corrections et mise à jour sur le logiciel RH, congés et CET, inscriptions en formation, assistance au recrutement) ; accueil matériel des nouveaux arrivants (installation informatique, téléphone portable, carte d’accès, tickets repas, etc.) ; mise en forme des documents complexes, tel que le rapport annuel du CBCM.

Ce poste est susceptible de comprendre une dimension de soutien au DCB pour l'instruction des dossiers individuels ou la mise en œuvre de processus métier.

Conditions d'exercice particulières

L’activité sur le poste est soumise au calendrier budgétaire et comptable avec des pics saisonniers, soit à l’initiative du CBCM (avis sur les documents de programmation en début d'année et analyse des deux comptes rendus de gestion au 30 avril et au 31 août) soit à celle de la direction du budget (notamment la participation aux conférences budgétaires et le suivi fin des cibles de fin de gestion arbitrées) ou de la DGFIP.

Dans le cadre du déménagement du service programmé fin 2027 - début 2028 à Malakoff, le suivi des affaires logistiques constituera une priorité.

Par ailleurs, la production des documents complexes et le suivi de l'activité du DCB nécessite de compiler avec rigueur des documents Word et Excel en nombre dans le respect des délais impartis.

Description du profil recherché

Le poste conviendrait à un agent de catégorie B ou à un agent contractuel, dynamique, rigoureux et méthodique, sachant travailler en autonomie, ayant un esprit d’initiative et une capacité à proposer des innovations ou des améliorations dans son domaine de compétence. Placé à l'interface des services, le ou la candidat(e) contribue par ses qualités de facilitateur et son tempérament positif à la fluidité des relations au sein du service.

Une posture d’accompagnement des managers et cadres et de bienveillance dans l'analyse de leurs demandes est recherchée sur ce poste transversal.

Un intérêt pour les questions budgétaires et les métiers du contrôle paraît indispensable, la connaissance de CHORUS constituerait un plus.

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. CONNAISSANCES - Gestion budgétaire et comptable
4. CONNAISSANCES - Ressources humaines
5. SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
6. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
7. SAVOIR-FAIRE - Concevoir un support, un document
8. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
10. SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
11. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé