Missions propres, sous l'autorité du Directeur Général des Services :
Gestion de l'accueil en mairie
- Prendre en charge les appels téléphoniques du standard, visites physiques et courriels
- Orienter les administrés vers les bons services
- Gestion et suivi de l'affichage réglementaire selon la date d'arrivée et de permanence Communication
- Affichage sur les panneaux d'information de la Mairie
- Alimenter le site internet en fonctions des besoins
- Alimenter et trier les informations sur le panneau lumineux
- Réaliser les invitations des vœux du maire/repas des aînés et cérémonies
Gestion du courrier
- Suivi du registre courriers
- Préparer le courrier reçu dans le parapheur pour le visa DGS
- Distribution du courrier
- Affranchir et expédier le courrier
Gestion de la relation avec les associations et l'évènementiel
- Gestion des associations de la commune
- Gestion des salles : réservation, gestion des accès (logiciel), remise des clés et coordination des états des lieux avec les ST
- Renseigner sur le planning des salles
- Compléter les conventions et suivre le circuit de validation
- Réceptionner les éventuels chèques de caution et de paiement
- Transmettre l'information aux services techniques (besoins en matériel, prêt de matériel)
- Délivrer les autorisations de buvettes temporaires
- Relations avec le CCAS et le CIAS
En lien et sous la responsabilité de la Responsable Population et Vie Scolaire :
Etat civil
- Gérer et renseigner sur les documents administratifs (passeports, carte d'identité, aides sociales, attestations de domicile, attestation d'accueil, déclaration de chien dangereux
Gérer les déclarations et dossiers d'état civil (naissance, filiation, reconnaissance avant naissance, mariage, PACS, décès, changements de patronymes et de prénoms), titres de séjour.
- Inscrire et renseigner le recensement et les affaires militaires
- Procéder à la légalisation de signatures
FICHE DE POSTE
Responsable Accueil Mairie
Cimetière
- Etablir les concessions du cimetière (convention, recouvrement, suivi d'échéance) par le biais du logiciel AMETHYSTE
- Autoriser et suivre les interventions dans le cimetière
- Renseigner les pompes funèbres (plan de situation de la concession, date et heures d'interventions )
Elections
- Mettre à jour les listes électorales (recensement, radiations et inscriptions, permanences, secteurs géographiques des bureaux, communication au contrôle de légalité)
- Animer la commission de révision des listes électorales
- Constituer, éditer et rassembler les documents nécessaires à l'organisation des élections (listes électorales, listes d'émargement )
Experience: 1 An(s)
Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, informer une personne,Identifier, traiter une demande client
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
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