Assistant(e) administratif dsi; ref : inf/pe08/asdsi

Kalyptus recrute pour le compte de l’un de ses clients, institution nationale reconnue dans son secteur, un(e) Assistant(e) DSI.

Engagée depuis plusieurs années dans la structuration et la professionnalisation de sa Direction des Systèmes d’Information, notre cliente voit aujourd’hui son organisation évoluer et ses projets se multiplier. Rattaché(e) à la Responsable des Systèmes d’Information, vous interviendrez au cœur du fonctionnement quotidien de la DSI pour en assurer la fluidité administrative, organisationnelle et opérationnelle. Véritable pivot de l’équipe, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités, la fiabilisation des processus et la qualité de l’information partagée en interne.

Quel sera le rôle de l’Assistant(e) DSI ?

Poste avant tout transversal, l’Assistant(e) DSI sera le bras droit de la Responsable SI et un appui concret pour l’ensemble des équipes techniques et projets. Sa mission s’articule autour de quatre axes principaux :

Gestion administrative et organisationnelle

• Gérer les agendas du DSI et des superviseurs chefs de projet
• Organiser les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus
• Assurer le suivi documentaire, l’archivage et les alertes d’échéances contractuelles
• Gérer la logistique quotidienne : déplacements, commandes de matériel bureautique, accès et badges

Suivi budgétaire et achats

• Créer et suivre les demandes d’achat dans les outils internes et sur les centrales d’achat

Tenir à jour le fichier des contrats IT (prestations, licences, maintenances)

• Assister le DSI dans la collecte, la consolidation et la mise en forme du budget annuel

Coordination et communication interne

• Assurer la diffusion des communications DSI (newsletters, points hebdomadaires)
• Préparer les supports pour les COPIL, comités projets et CODIR
• Coordonner les événements internes : réunions d’équipe, ateliers, formations

Support aux équipes projets et techniques

• Appuyer la mise en forme et la normalisation des livrables et de la documentation technique
• Mettre à jour les référentiels dans les outils collaboratifs (SharePoint, Confluence, Teams)
• Contribuer à la construction des tableaux de bord et à la mise en forme des KPI
• Participer au suivi des échéances réglementaires (RGPD, audits, certifications)

Profil de l’Assistant(e) DSI :

Issu(e) d’une formation Bac+2 minimum en assistanat ou gestion administrative, vous justifiez d’une expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement acquise dans un environnement technique ou au sein d’une DSI. Vous êtes à l’aise dans un univers IT sans être technicien(ne) : vous comprenez les enjeux, vous vous adaptez aux interlocuteurs et vous savez anticiper les besoins sans attendre qu’on vous les dictes.

Compétences techniques :

• Maîtrise de Microsoft 365 : Outlook, Teams, SharePoint, Excel
• Outils de gestion de projets ou ticketing : Jira, GLPI ou équivalent
• Outils de communication visuelle : Canva ou équivalent
• Bonne compréhension du fonctionnement d’un SI et de ses enjeux (infrastructure, projets, licences, sécurité)

Les éléments différenciants que nous recherchons :

• Rigueur et sens de l’organisation : vous cadrez vos sujets avec méthode, vous suivez vos dossiers jusqu’au bout
• Autonomie et initiative : vous identifiez ce qui doit être fait et vous le faites sans attendre
• Adaptabilité : vous évoluez naturellement dans un environnement multi-sujets, avec des interlocuteurs variés
• Aisance relationnelle : vous savez vous positionner avec diplomatie auprès des équipes techniques comme de la direction
• Aisance numérique : vous n’avez pas peur des outils, vous en explorez les possibilités et vous en tirez parti