Mon client est une agence d'architecture familiale ; elle intervient principalement en marchés publics sur des projets ambitieux : équipements publics, sportifs, de santé, scolaires, logements, en Île-de-France, en Centre-Val de Loire et en Bourgogne. Forte d'une dizaine d'architectes et de trois postes administratifs et financiers, l'agence se distingue par une culture de la rigueur et du respect des engagements.
Nous recherchons un Assistant de direction/ Assistant de gestion H/F pour un démarrage fin Mars début avril.
Le poste requiert la présence physique dans les locaux de l'entreprise qui se situe à VERSAILLES en CDD ou CDI.
Le poste ne requiert pas de déplacement hors des locaux de l'entreprise, en dehors du déplacement à la poste pour la gestion du courrier.
Accueil - Courrier - Secrétariat courant :
Tâches :
- Accueil physique et téléphonique des clients et des fournisseurs.
- Suivi et traitement du courrier envoyé et reçu (en papier et par mail)
- Secrétariat courant : classement et archivage des documents, gestion des agendas, organisation des déplacements et réunions, .
Secrétariat administratif technique
Tâches :
- Montage administratif et suivi des dépôts des consultations lancées par les maîtres d'ouvrage
- Suivi administratif des dossiers techniques
- Transmission des informations techniques et administratives aux interlocuteurs de l'entreprise, BET partenaires ou Maîtres d'Ouvrage
- Suivi des chantiers sur Archipad (CR / Rapports de visite)
- Gestion des envois CR / Avenants / Procès-verbaux de réception
Compétences :
- Connaissances en secrétariat et en gestion
- Parfaite connaissance des outils bureautiques (tableurs, internet, outlook, .)
- La maîtrise de la suite Adobe est un « plus »
- Maîtrise des fonctions avancées des différents outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
- La maîtrise d'In Design est un « plus »
- Compétences relationnelles pour communiquer avec les différents acteurs du projet
- Compétences rédactionnelles (Mise en forme de comptes rendus, mise en forme de dossiers techniques rédaction de mails.)
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