RESPONSABILITÉS :
Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny
Composante / Service : UFR SMBH / Direction
Fonction d'encadrement : non
Secrétariat standard
✓ Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
✓ Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
✓ Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
✓ Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes dédiées à la gestion administrative
✓ Saisir et mettre en forme des documents divers
Secrétariat de direction
✓ Gérer l'agenda de la Directrice et contrôler les échéances
✓ Préparer et organiser les rendez-vous, réunions et déplacements de la Directrice
✓ Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice et l'Université
✓ Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
✓ Être référent I-parapheur pour les conventions
✓ Élaborer et suivre le calendrier annuel de l'UFR
✓ Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
✓ Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
✓ Recueillir, traiter, diffuser et faciliter les informations internes et externes nécessaires au fonctionnement de la composante
✓ Assister les personnels et les usagers
✓ Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
✓ Gérer la programmation du contrôle d'accès via l'application MATRIX
✓ Gérer les commandes de la Direction
Organisation d'événements pour la direction de l'UFR
✓ Identifier les besoins, réserver les salles
✓ Demander les prestations auprès des fournisseurs (traiteurs et professionnels) et en assurer le suivi
✓ Coordonner l'ensemble des opérations avec les différents services (appariteurs, techniciens, sécurité et sûreté)
Organisation des réunions institutionnelles
✓ Préparation des réunions institutionnelles (conseil de gestion et bureau, commission des Moyens, commission Pédagogiques médecine et filières ; ainsi que le comité de site) : envoi des convocations, diffusion de l'ordre du jour, élaboration et gestion des feuilles de présence, traitement des procurations, reproduction et distribution des documents de travail,
✓ Assurer la logistique de la salle (notamment mise en place des moyens de communication par visioconférence)
✓ Rédiger les relevés de décisions ; les comptes-rendus et en assurer la diffusion
Soutien à la gestion RH
Suivi des affaires juridiques et électorales
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences
Connaissances / Savoir
Maîtriser l'organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Organisation et fonctionnement de l'établissement.
Offre de formation de la composante
Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document
Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique
Techniques de communication
Savoir faire
Accueillir et prendre les messages
Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents
Utiliser les outils multimédias et bureautiques
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe
Capacité d'anticipation et de planification de son activité
Respecter les délais
Capacité à gérer les urgences et à définir les priorités
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Savoir être
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Avoir un sens de l'analyse et être force de proposition
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Faire preuve de confidentialité au regard des données traitées
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