Assistant(e) administratif(ve) f/h

Description du poste

L’assistant(e) administratif(ve) est l’ambassadeur(rice) de la société auprès des clients et des visiteurs et assure diverses tâches administratives à la demande des différentes directions de l’entreprise.

🛠️ Missions principales

• Assurer l’accueil téléphonique.

• Accueillir et orienter les personnes entrant dans l’entreprise. (Registre d’entrée, badges…)

• Assurer un accueil sécurité concernant les consignes et conduites à respecter à l’ensemble des visiteurs du site (confidentialité / stationnement / incendie / sanitaires / EPI).

• Tenir à jour le registre des visiteurs.

• Distribuer et gérer le stock des vêtements et chaussures de sécurité aux visiteurs et nouveaux entrants.

• Suivre un planning des visites et des travaux extérieurs et assurer le suivi des échanges avec le prestataire d’entretien des locaux

• Préparer et organiser la logistique des différents événements d’entreprise (réunions, déplacements, séminaires, formations…).

• Procéder à la réception, au tri et à l’envoi du courrier.

• Organiser le tri et l’archivage des divers documents de l’entreprise.

• Réaliser les commandes de fournitures, de consommables et vêtements de travail et vérifier la conformité des livraisons.

• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus…) et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…) à la demande des différentes directions de l’entreprise.

• Structurer et assurer la transmission des informations / communications en interne. (Notes de service, écrans dynamiques…)