Temporis recherche un(e) Assistante de Gestion en CDI.
L'entreprise est spécialisée dans les travaux par aspiration depuis plus de 12 ans dans les secteurs des travaux publics, du bâtiment, du paysage, de l'énergie et de l'industrie. Elle est implantée dans tout l'Est de la France, la région Parisienne ainsi que la région Bordelaise. Vous interviendrez sur les missions suivantes :
Gestion administrative et juridique :
Enregistrer les courriers et les dispatcher auprès des services concernés
Enregistrer les documents administratifs liés au fonctionnement de l'entreprise (Kbis, Registre du commerce etc.)
Suivi exploitation :
Assurer le suivi administratif et médical du personnel (visites médicales, carte BTP, cartes conducteur, etc.)
Planifier les accueils sécurité des nouveaux embauchés et intérimaires
Gérer les fournitures de bureau
Suivre le stock des Equipements de Protection Individuelle et en rendre compte à sa hiérarchie
Gérer les interventions des prestataires extérieurs de maintenance et entretien des bâtiments (organismes de contrôle, entreprise de nettoyage, maintenance, etc.)
Suivi du personnel :
Préparer les documents d'embauche du personnel
Archiver les dossiers du personnel
A partir des plannings journaliers, renseigner les heures travaillées, variables de paie et les transmettre au service concerné
Préparer et suivre les demandes de congés payés et absences diverses
Traiter les demandes d'acompte
Gérer les amendes aux infractions routières
Suivre les échéances des formations du personnel et en alerter sa hiérarchie
Préparer et rédiger les demandes d'accès aux chantiers pour le personnel et les véhicules
Suivi Clients :
Collecter les Ordres de travail et bons de commande
Rapprocher les bons de commandes et de livraisons, pointer les factures avant de les présenter à la direction pour validation dans le respect du planning de clôture mensuel
Rédiger des devis à partir des instructions ?
Suivre les ratios CA/ Machine
Suivi Fournisseurs
Transmettre les demandes d'ouverture de compte aux services compétents
Imputer analytiquement les factures
Suivre les provisions fournisseurs (factures encore non réceptionnées)
Tenir à jour et actualiser les fichiers des fournisseurs et clients (identité, tarifs)
Suivi des charges
Comptabiliser les dépenses de carburant et les analyser
Reporter les kilomètres parcourus lors des interventions pour facturation
Gestion commerciale :
Réceptionner et traiter les demandes des clients (téléphone, mails etc.)
Réceptionner les bons de commande, les devis signés et contrats commerciaux pour programmation des interventions et confirmation aux clients des dates d'intervention
Les compétences recherchés :
Savoir(s) :
Connaissance des outils informatiques et des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Excel, idéalement sage)
Maîtrise de la langue française, de la grammaire et de la syntaxe
Notions de base en gestion financière et comptable (niveau Bac + ou expérience éprouvée
Notion de base en administration du personnel (niveau Bac + ou expérience éprouvée)
Notions de facturation
Savoir(s) faire :
Rédiger tout support administratif de manière claire et grammaticalement correct
Communiquer précisément auprès des clients, interlocuteurs et services supports
Maîtriser les outils informatiques (Excel/ Word/ Outlook, Power point etc.).
Savoir(s) être :
Capacité à gérer des tâches administratives avec rigueur et précision.
Capacité à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.
Sens aigu de la discrétion et de la confidentialité
Capacités d'écoute
Polyvalence et adaptabilité face aux évolutions des besoins et des exigences de l'entreprise
Vous êtes intéressé.e ? Parlons des conditions d'emploi :
- Poste basé à Saint Priest 69
- Convention Fédération Nationale des Travaux Publics
- 35 h/ semaine
- Salaire 2 300 € Brut / mois
- Mutuelle payée par l'employeur
- Tickets restaurant 10€30 - 50% / 50%
Vous vous reconnaissez ? Envoyez-nous votre CV dès que possible à la adresse suivante : @.**
Stéphanie et Emy attendent avec un grand intérêt votre candidature. A bientôt !
Niveau de qualification : Employé qualifié
Expérience requise : (2 ans)
Horaires à effectuer : 35 heures
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