Le Centre Psychothérapique de l Orne (C.P.O.) est un acteur majeur de l'offre de soin en psychiatrie du territoire. Structuré en 3 pôles de soins territoriaux, 1 pôle de soins transversal, 1 pôle ressource et 1 Maison d Accueil Spécialisée, il est positionné à la fois sur la psychiatrie adulte, et la pédopsychiatrie. Le C.P.O. étend son expertise sur un large maillage territorial d'Alençon à L'Aigle, d'Argentan à Mortagne-au-Perche.
Le poste à pourvoir se situe au sein des Centres Médico Psychologiques Adultes et CMP Enfants et Adolescents de la Ferté Macé.
Mission
La secrétaire médicale accueille, renseigne les personnes ainsi que les familles ou les représentants légaux. Elle planifie les activités (agendas des consultations, admissions, rendez-vous ). Elle gère, saisit et classe les informations relatives au dossier informatisé. Elle traite et coordonne les opérations et les informations médico-administratives de la personne. Ses missions sont au cœur de l activité quotidienne du service. Son rôle se situe à l interface des personnes et de leur famille, des professionnels de santé et des partenaires en amont et en aval du soin. Elle travaille en étroite collaboration avec les médecins et l ensemble des membres de l équipe.
Activités principales
- Accueil physique et téléphonique du public (patients, familles, professionnels du réseau.) : réception, traitement, orientation .
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance.
- Renseignement et orientation des patients et familles dans leurs démarches et suivi de leur dossier administratif, orientation vers la bonne structure et le bon
professionnel.
- Accueil et gestion des demandes diverses des médecins et personnels du service / Gestion des agendas des professionnels de santé et de leurs rendez-vous.
- Création de dossiers, récupération de dossier, rangement et recherche de dossiers, classement de documents à l'intérieur du dossier.
- Mise à jour et tenue du dossier administratif patient au regard des bonnes pratiques de tenue du dossier.
- Numérisation de documents dans le dossier patient informatisé (courrier médecin traitant, certificats.).
- Suivi, classement et archivage des dossiers médicaux.
. Suivi des certificats médicaux, en lien avec le bureau des Entrées pour les structures adultes : Gestion des programmes de soins, préparation des certificats, rédaction des certificats en coordination avec le médecin, envoi au bureau des entrées.
. Transmissions des IP/Signalements suivant procédure du PIJ.
- Recueil documents administratifs patient, notamment le recueil des autorisations parentales.
- Traitement des courriers (réception, prises de note, frappe et envoi).
- Organisation, participation et retranscription des réunions pluriprofessionnelle : prise de notes, frappe et mise en forme des documents : convocations, prise de notes.
Qualités professionnelles : Sens des responsabilités / Comportement professionnel : loyauté, intégrité, non jugement, ouverture d'esprit, curiosité intellectuelle, respect, honnêteté / Savoir-faire relationnel : patience, écoute, discrétion / Respect de l'autorité hiérarchique, respect du devoir de réserve, du devoir de discrétion et du secret professionnel / Organisation, méthode et rigueur / Appétence au travail relationnel et au travail en psychiatrie / Avoir un esprit d'analyse, de synthèse.
Aptitude à travailler de façon autonome, en équipe et avec les partenaires : la secrétaire est seule pour la gestion des secrétariats des deux structures Adultes et Enfants/Adolescents.
PRE REQUIS POUR LE POSTE
Formation Secrétaire médicale obligatoire et expérience souhaitée dans le domaine - (la secrétaire sera seule sur son poste)
La connaissance du logiciel SILLAGE serait un plus
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