Un adjoint ou une adjointe au responsable du service événementiel

Vos missions

· Contribuer au management et à l'animation opérationnelle du service (20 agents).



- Appuyer la cheffe de service dans l'animation du service :animations de réunions, transmission des consignes opérationnelles, diffusion des infos et intérim en période de congés. Contribuer à l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du projet de service.
- Organiser l'activité opérationnelle du service : élaboration des plannings de présence et de permanence, gestion de la logistique associée (restauration, transport). Garantir un cadre de travail sécurisé en lien avec les spécificités de l'activité.
- Accompagner la montée en compétences des agents : identification des besoins de formations, participation à l'intégration des nouveaux arrivants, etc.


· Contribuer au pilotage et à l'organisation des événements régionaux (conférences, conseils régionaux, forums, cocktails...)

- Encadrer la préparation et la réalisation des événements en supervision des chargés de coordination événementielles et des équipes 'métiers' (régie, restauration, logistique). Contribuer à la gestion des incidents opérationnels et des actions correctives.

- Superviser la maintenance technique et audiovisuelle des espaces événementiels en lien avec les équipes métiers et les prestataires. Proposer des leviers d'amélioration continue : démarche qualité, optimisation des ressources, proposition d'investissement...

- Participer à la planification annuelle d'occupation des espaces et à l'optimisation de leur disponibilité. Assurer un rôle d'interface privilégiée entre les différents acteurs internes et externes.

· Appui au contrôle de l'activité et au pilotage administratif et financier du service.

- Contribuer au contrôle de l'activité : respect des délais, qualité des prestations, conformité réglementaire Etablissement Recevant du Public, satisfaction des utilisateurs. Participer à la veille métier (normes ERP, innovations événementielles, techniques, audiovisuelles...).

- Assurer la passation et l'exécution des marchés publics en lien avec la cheffe de service et les 2 gestionnaires. Contribuer à l'élaboration du budget prévisionnel et à son exécution.

- Concevoir, déployer et contribuer au remplissage des outils de suivi d'activités. Participer à la structuration des process internes. Reporting auprès de la Direction. Participer aux projets transversaux de la Direction.

> Votre profil

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac /5 ou disposez d’une expérience équivalente, et vous justifiez d’une expérience en management opérationnel. Doté d’une bonne connaissance du milieu institutionnel, vous êtes animé par un fort sens du service public et maîtrisez les règles de la commande publique.

Vous démontrez une parfaite connaissance de la réglementation applicable aux établissements recevant du public, une expertise en production événementielle et en techniques audiovisuelles, ainsi que de solides compétences rédactionnelles.

Doté de qualités relationnelles reconnues, Vous appréciez le travail en équipe et faites preuve d’un excellent sens de l’organisation.

Adaptabilité, réactivité et capacité à gérer le stress sont indispensables pour réussir dans ce poste. Une disponibilité ponctuelle en horaires décalés, en soirée et le week-end, est requise lors de certains événements.

> Pourquoi nous rejoindre ?

🏆 Des conditions de travail facilitantes :

1. Plusieurs formules de temps de travail au choix
2. Télétravail selon des formules fixes ou flexibles (au domicile ou tiers lieux)
3. Lieu de travail innovant et ergonomique (salle d'allaitement, cocons de sieste, cafétarias et lounge)
4. 3 restaurants d'entreprise sur site
5. Salle de sport sur site
6. Conciergerie et ses nombreux services (colis, cordonnerie, pressing)

📕 Un large éventail de prestations sociales :

7. Remboursement des frais de transport en commun à 75%, Forfait mobilité durable (de à € par an)
8. Association sportive et culturelle des personnels de la Région IDF (billetterie, voyages, sport)
9. Forfaits de participation aux contrats collectifs de mutuelle et/ou prévoyance

💯 Un engagement fort dans l’accompagnement professionnel :

10. Un plan de formation ambitieux et un accès à la formation facilité et encouragé (préparations concours, formations sur site, formations tout au long de la carrière, plateformes de e-learning) / formation “incitée”?
11. Un campus des cadres à destination/ “dédié” des encadrants ?
12. Un réseau de professionnels RH pour accompagner l’évolution des talents