Assistant(e) chef(fe) de projet (h/f)

Vos missions :

RELATION CLIENTS

- Envoie des Deadlines des calendriers de validation devis, réception affaires clients, paiements, dossier de sécurité d'organisateurs aux clients et sur les différents calendriers.
- Préparation de dossiers complets et élégants à présenter aux clients avec design 2D et ou 3D, DEVIS et deadlines sur CANVA.
- Vérification des fichiers graphiques des clients.
- Ajout des fichiers graphiques des clients dans les vues 3D des clients.
- Prise de RDV.
- Réception fichiers vidéo et mise sur clef USB

SUIVI DOSSIERS

- Mise en place des calendriers de Commandes/PROD. et communication avec les différentes parties
- Commandes relatives aux validations des clients (Sols/ Mobilier / Luminaires / Tissus...)
- Suivi des délais de livraisons et relances si nécessaire.
- Gestion des réceptions d'affaires clients avant et après congrès (Photos avant départ pour renvoi aux clients)
- Vérification des fichiers signalétique des clients avant envoi à l'impression.
- Cotations Design 2D et préparation dossiers.
- Mise à jour des différents tableaux
- Préparation des dossiers informatiques et papiers de Fabrication/Montage/Démontage/Logistique

CHANTIERS

- Gestion Accès Camions sur les lieux de congres.
- Demandes des badges d'accès pour les équipes.
- Suivi et préparation des planning de Transport/montage/démontage des congres sur l'agenda en ligne et mural.
- Réservations des vols et Logements, des véhicules nécessaires
- Remplir l'agenda google et l'agenda mural.
- Mise à jour du planning Skello par rapport aux équipes données.

GESTION GLOBALE

- Mise au propre des Debriefs et préparation des évènements à suivre
- Récupération des photos des stands, fabrications et éléments en stock pour archivage dans nos dossiers et sur le site et réseaux sociaux.
- Mise à jour des fiches mobiliers et Nuanciers de matériaux dans nos dossiers et sur le site.
- Mise à jour comptes sociaux et site de façon à la demande.
- Mise à jour du planning MURAL et en ligne (google agenda)
- Suivi des debriefs et amélioration des procédés.

AIDE MANAGERS

- Assistance auprès des managers et autres personnes de l'équipe afin de les accompagner dans leur taches en cas de besoins divers et variés au bureau comme sur chantier.
- Suivi des différents projets.
- Participation à l'avancement de chacun.
- Participation à l'évolution des process en équipe.

Compétences indispensables :
Français (courant)
Anglais (courant ou presque)
Permis B
Utilisation de la suite Microsoft ou google.

Compétences optionnelles :
Utilisation de Sketchup, Autocad, illustrator et/ou CANVA