Missions du service :
La personne recrutée assistera deux chargées de projets (IGE) dans la gestion de 3 masters conjoint Erasmus Mundus SERP – LASCALA – QUARMEN et du Master Chemistry international track (environ 120 étudiants/an + 9 universités partenaires étrangères) - gérés par la Faculté des Sciences d’Orsay (Département de Chimie et Département de Physique). La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents·es du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs d’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.), ainsi que les coordinateurs·rices à l'Université Paris-Saclay et dans les universités partenaires.
Activités principales de l’agent·e :
Gestion de la Mobilité internationale
* Admission des étudiants·es internationaux·les : organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants·es (vérification de l'éligibilité des dossiers, attribution aux membres du jury, suivi des procédures de sélection, préparation des outils informatiques,…)
* Fournir une aide à l’inscription des étudiants·es internationaux·les (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents étrangers)
* Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants·es
Communication
* Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux
* Aider à l’organisation des événements internationaux (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, événements culturels,…)
* Aide à la préparation de dossiers de bourses (bourse IDEX par ex.)
* Organisation de webinars d’information pré-arrivée et des sessions d’accueil en présentiel pour aide aux démarches administratives, réalisation des documents de référence
* Référent visa et permis de séjour
* Référent logement
* Participation aux réunions des coordinateurs des 3 masters Erasmus Mundus, en France ou à l’étranger
Assurer le suivi des affaires pédagogiques
* Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires, en lien avec les enseignants·es-chercheurs·es responsables
* Saisir les résultats dans le logiciel Apogée et sur les autres plateformes dédiées, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire, fournir tous les documents nécessaires aux universités étrangères partenaires
* Soutien aux enseignants·es pour les affaires pédagogiques : participations aux réunions pédagogiques, suivi des évolutions pédagogiques, aide à la production des documents et enquêtes demandés par les départements, réalisation des enquêtes de satisfaction auprès des étudiants·es, aide à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens, préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours
* Gestion des stages : diffusion des offres de stages, gestion des conventions de stages, organisation des soutenances dans un contexte international
* Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours
* Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents·es de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)
* Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités
Type du contrat : CDD 1 an
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