Publiée le 16 juin
Mission du poste
Sous la hiérarchie du directeur du pôle enfance et solidarité, le chargé d'accueil et de gestion administrative accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
o Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
o Recevoir et orienter les demandes
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers et agents sur les procédures
o Renseigner et orienter le public
o Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
o Présenter des documents d'information et de communication
o Gérer un planning de réservation
o Orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
o Aider à rédiger des documents administratifs
o Gérer et afficher des informations
o Traiter les dossiers et saisie de documents
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers
o Gérer et actualiser une base d'informations
o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Les activités secondaires
o Garantir la continuité de service
Profil recherché
Experience: 12 Mois
Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
