Assistant(e) de direction

Missions générales



En tant que collaboratrice directe du directeur délégué et de l’équipe de direction

* Assister les directeurs afin d'optimiser la gestion de leur activité

* Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure

* Prendre en charge le suivi complet de dossiers particuliers ou d'évènements spécifiques



Activités principales



Gestion du temps :

* Gère les agendas de l’équipe de direction, ainsi que les priorités

* Organise le suivi des échéances

Affaires générales :

* Planifie, organise et prépare les instances (composition, ordres du jour, délais de transmission, convocations, préparation des dossiers, réservations de salle, réception des participants)

* Participe aux instances et rédige les comptes rendus (CME, CS, CTE, F3SCT, Directoire, Comité des élus, CVS, etc)

* Organise et planifie différentes réunions

* Rédaction de compte-rendu de réunion

* Assure une veille règlementaire sur les instances

* Rappelle les informations importantes et transmets des messages

* Suivi des délégations de signature



Information, accueil, classement et suivi du courrier :

* Assure l’accueil téléphonique et physique de la direction générale (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain)

* Assure la réception et le traitement du courrier en lien avec les directions (en cas d’absence relai assuré par le BE Antrain)

* Recherche et diffuse des informations entre la Direction et les différents services

* Gère la mise en forme et la diffusion des notes de service et des notes d’information

* Effectue les opérations classiques de secrétariat (frappe, photocopies, filtrage des appels, gestion fourniture de bureau…)

* Organise le classement et l’archivage des dossiers

Communication :

* Coordonne et diffuse le planning des astreintes médicales téléphoniques, le planning des astreintes SSR et le tableau des absences des médecins salariés

* Mise à jour des supports de communication interne et externe (annuaire, organigramme, plan blanc, calendrier des instances, tablette de garde, gestion documentaire, site FHF)

* Autres dossiers communication à la demande



Animation :

* Participe et rédige les comptes rendus des CVS

* Sollicite la presse en cas d’évènements

* Transmets les éléments de communication à la Directrice Adjointe en charge du domaine


Qualité :

* Mise à jour et dépôt de documents sur la gestion documentaire (procédures, modes opératoire, flyers)

* Participation aux enquêtes de satisfaction résidents et familles (collecte et traitement des données)



Ressources Humaines :

* Suivi des commissions crèche

* Gestion des congés de l’équipe de direction, de l’équipe du service informatique

* Planification et prise de notes lors des entretiens pour le DUERP



Activités annexes

* Suit et gère en autonomie des dossiers à la demande des directeurs, après validation par le Directrice Déléguée

* Assure le secrétariat de la cellule de crise