Assistant-e a la direction executive des geographies h/f

1. Mission principales Assurer un appui administratif, logistique et organisationnel aux équipes rattachées à la Direction exécutive Géographies, en garantissant la qualité de service, la fluidité des échanges et le respect des procédures internes. 2. Activités 2.1. Secrétariat et appui administratif Gérer et diffuser les informations (courriers, e-mails, appels téléphoniques) Organiser les agendas collectifs et planifier les rendez-vous en fonction des priorités Rédiger des courriers, notes et comptes rendus Mettre en forme les supports de réunion et de présentation Assurer l'accueil téléphonique et physique Tenir à jour la documentation et les systèmes de classement Réaliser des tâches administratives courantes (classement, reprographie, etc.) Assurer la gestion administrative des arrivées et départs des collaborateurs (accès, coordination des démarches, etc.) 2.2. Organisation des réunions et événements Organiser la logistique des réunions, séminaires et événements Préparer les supports nécessaires Assurer la coordination avec les différents interlocuteurs internes et externes 2.3. Gestion des missions et déplacements Préparer les dossiers de mission (ordres de mission, documents préparatoires, messages) Saisir, contrôler et suivre les données dans les outils dédiés Gérer les notes de frais, commandes et achats liés aux déplacements, dans le respect des procédures internes Assurer les relations avec les services supports, prestataires et interlocuteurs externes 2.4. Continuité d'activité Assurer l'intérim de l'assistant(e) du Directeur exécutif en cas d'absence Contribuer à la continuité du service au sein de la cellule GEA Profil recherché: - Capacité de prise de note et de rédaction - Esprit de synthèse - Capacité d'organisation et de gestion du temps (le sien et celui des autres) - Flexibilité et proactivité - Bon sens relationnel - Esprit d'équipe. - Maitrise des outils bureautiques - Discrétion, respect de la confidentialité. Quelle équipe allez-vous rejoindre ? Rattaché à la cellule GEA (Gestion et Administration), qui regroupe des chargé(e)s de gestion budgétaire et des assistant(e)s, le poste contribue à l'appui transverse des équipes relevant de la Direction exécutive des Géographies. La Direction exécutive des Géographies comprend : * 4 départements géographiques disposant chacun de leurs propres assistant(e)s ; * 4 divisions (CCC, GEP, CRC, PAO) ; * 3 cellules (SID, PRE, GEA) ; * ainsi que plusieurs fonctions rattachées (contrôleur budgétaire, conseillers). Les divisions, cellules et fonctions directement rattachées au Directeur exécutif et à ses adjoints sont appuyées par deux assistant-es positionné-es au sein de la cellule GEA : * un-e assistant-e en appui des divisions et cellules (objet de la présente fiche de poste) ; * un-e assistant-e dédié-e à l'appui direct du Directeur exécutif et de ses adjoints (fiche de poste distincte). Les périmètres peuvent être ajustés en fonction des besoins de la Direction exécutive, notamment en période d'intérim. Pourquoi rejoindre l'Agence Française de Développement ? Rejoindre l'AFD, c'est contribuer à la construction d'un monde en commun, c'est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c'est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.