Assistant.e de direction (h/f)

A propos de l'entreprise :

Aquila RH, le recrutement proche de vous : découvrez les offres d'emploi d'entreprises partenaires qui partagent nos valeurs et bénéficiez d'un accompagnement sur mesure par nos consultants.

A propos du poste :

Aquila RH Niort acteur du recrutement en intérim, CDD, CDI, recherche pour l'un de ses clients basé à Niort, un.e Assistant.e de direction (H/F).


Vos missions:
- Organisation et coordination :

Gérer l'agenda, planifier les réunions et organiser les déplacements professionnels.
Réserver les salles et coordonner la logistique des réunions, séminaires et événements internes.
Faciliter la circulation de l'information au sein des équipes et avec les partenaires externes.

- Gestion administrative et suivi :

Rédiger et mettre en forme les documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, rapports, présentations).
suivi des dossiers, des échéances et des tableaux de bord.
Gérer les courriers entrants et sortants, les appels téléphoniques et les e-mails.
Organiser et assurer le classement, l'archivage et la tenue à jour des documents.
Gérer les commandes de fournitures et le matériel de bureau.

- Accueil et relations internes / externes :

Accueillir et orienter les visiteurs, clients, prestataires et partenaires.
Gérer les demandes d'informations et veiller à la qualité de la relation client et partenaire.
Collaborer avec les différents services internes (RH, comptabilité, communication, etc.).

- Suivi comptable et administratif complémentaire :

Participer à la préparation des devis, factures et suivis budgétaires.
Contribuer à la gestion des processus administratifs, sociaux et fiscaux selon les obligations réglementaires.
Respecter et appliquer les procédures et normes légales en vigueur.

Profil recherché :

Votre profil:
- Savoir-être et qualités personnelles

Excellente présentation et sens du relationnel.
Autonomie et capacité à anticiper les besoins.
Organisation, méthode et rigueur dans la gestion des priorités.
Adaptabilité et souplesse face à la diversité des interlocuteurs et des missions.
Esprit d'équipe et goût pour la collaboration interservices.
Dynamisme, disponibilité et polyvalence.
Proactivité et sens du service.

- Conditions de travail

Temps plein, horaires de bureau (amplitude variable selon les besoins du service).
Poste sédentaire, déplacements ponctuels possibles selon les événements.
Rémunération selon profil et expérience.
Environnement de travail moderne, collaboratif et dynamique.


- Compétences et savoir-faire requis

Excellente maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Bonne connaissance des outils collaboratifs et logiciels de gestion (ERP, CRM, etc.).
Capacité à rédiger, synthétiser et présenter des documents clairs et structurés.
Aisance à communiquer, tant à l'écrit qu'à l'oral, en français et en anglais professionnel.
Capacité à prioriser et hiérarchiser les tâches selon les urgences et les enjeux du service.
Sens aigu de la confidentialité, de la discrétion et de la rigueur.
Connaissance des normes réglementaires et administratives applicables à l'entreprise.
Aptitude à gérer la logistique d'événements (réunions, séminaires, déplacements).

Formation de niveau Bac à Bac +2/+3 en assistanat de direction, gestion administrative, communication ou équivalent.

Expérience confirmée sur un poste d'Assistant(e) de direction, idéalement dans une structure multi-services ou à dimension organisationnelle complexe.

Bon niveau d'anglais professionnel souhaité.