L'assistant(e) de direction du bureau du président joue un rôle essentiel dans le soutien apporté au président et au vice-président exécutif de l'ISU. Ce poste garantit une coordination administrative fluide, une communication efficace et une planification stratégique des priorités institutionnelles de haut niveau. L'assistant(e) de direction est un partenaire de confiance de l'équipe de direction et un intermédiaire clé auprès des parties prenantes internes et externes.
Responsabilités clé :
Gérer les agendas du président et du vice-président exécutif, y compris la planification des réunions, des engagements et des événements internationaux.
Coordonner les préparatifs de voyages complexes et préparer des itinéraires détaillés.
Veiller à ce que les deux dirigeants soient parfaitement informés des réunions, notamment en compilant les ordres du jour, les documents de référence et les notes d'information.
Hiérarchiser les demandes d'accès au président et au vice-président exécutif tout en gérant avec diplomatie les demandes urgentes.
Superviser les opérations quotidiennes au sein du bureau du président, y compris les systèmes administratifs, le classement et la correspondance.
Rédiger, éditer et gérer les communications, les rapports et les supports de présentation de haut niveau.
Suivre les échéances, les mesures à prendre et les engagements institutionnels dans tous les départements et auprès des partenaires externes.
Servir de point de contact entre le bureau du président et les parties prenantes, notamment les membres du conseil d'administration, les anciens élèves, les donateurs, les partenaires internationaux et le corps enseignant.
Coordonner la logistique des réunions du conseil d'administration, des retraites stratégiques et des événements institutionnels majeurs.
Aider à l'accueil des invités VIP, des dignitaires et des délégations internationales.
Soutien stratégique et soutien aux projets :
Soutenir le suivi et la mise en œuvre de la stratégie Moon Shot 2030 de l'université et des initiatives connexes.
Aider à l'établissement des rapports institutionnels, au suivi des actions stratégiques et à la collaboration au sein de l'équipe de direction.
Soutenir le président et le vice-président exécutif dans le cadre de projets spéciaux, de recherches et d'engagements internationaux.
Qualifications :
Licence en administration des affaires, affaires publiques, communication ou dans un domaine connexe.
Au moins 5 ans d'expérience dans le soutien aux cadres supérieurs, de préférence dans un environnement universitaire ou international.
Maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé) requise.
Excellentes compétences en communication et en organisation.
Grande discrétion, bon jugement et haut degré de confidentialité.
Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office et des outils de collaboration numérique.
Souhaitable :
Expérience dans l'enseignement supérieur, les organisations internationales ou le secteur spatial/aérospatial.
Connaissance de la mission de l'ISU et de son réseau mondial d'anciens élèves et de partenaires.
Connaissance de la gouvernance universitaire et du protocole international.
Maîtrise dans un domaine pertinent (par exemple, administration des affaires, politique publique, affaires internationales ou gestion de l'enseignement supérieur).
Compétences clés :
Professionnalisme et jugement de niveau exécutif.
Souci exceptionnel du détail et fiabilité.
Capacité à gérer la complexité avec souplesse.
Solides compétences en communication interpersonnelle et interculturelle.
Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes.
Rémunération et avantages sociaux :
Salaire compétitif basé sur l'expérience et les qualifications
Congés annuels et jours fériés
Possibilité de participer à des événements liés au secteur spatial et à des programmes internationaux
Soutien au développement professionnel
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