Sous la responsabilité de la Directrice du Complexe, dans le cadre de vos fonctions, vous aurez les missions suivantes :
Secrétariat général :
o Vous effectuerez l'accueil physique et téléphonique,
o Vous enregistrerez, trierez et distribuerez le courrier,
o Vous assurerez les tâches administratives courantes,
o Vous suivrez et participerez à la rédaction des indicateurs ANAP, rapports d'activités, enquêtes, .
o Vous mettrez à jour de divers documents en partage : annuaires, organigrammes, .
o Vous réceptionnerez et suivrez les conventions avec les divers partenaires.
Suivi des usagers :
o Vous assurerez le traitement administratif du dossier de l'usager (gestion de « viatrajectoire » en lien avec l'assistance de service social et les chefs de service, mise à jour des bases de données, suivi du dossier, rédaction des courriers, .),
o Vous gérerez le traitement, l'organisation et le partage de l'information en lien avec le suivi de l'usager,
o Vous suivrez les tableaux mensuels de présence des usagers et du taux d'occupation,
o Vous assurerez le suivi du CVS (organisation, convocation, compte rendu).
Secrétariat de direction :
o Vous travaillerez en lien avec l'équipe de direction (courrier, rédaction de compte rendu, classement, .),
o Vous assisterez la Direction afin de faciliter les prises de décision (concevoir des outils de pilotage, amélioration des processus administratifs, tenue de l'agenda, .).
Experience: Débutant accepté
Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, informer une personne,Classer des documents,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapés
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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