Secrétaire gestionnaire (siège) - h/f

Description :

MISSION PRINCIPALE :

Participer à l'organisation des opérations d'évaluation, de recrutement des chercheurs et des formations de recherche.

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

• En collaboration avec les chargés de mission, préparer les travaux des instances scientifiques
• Accueillir les membres des commissions lors des réunions, y compris lors des visioconférences (Microsoft Teams)
• Répondre aux demandes des membres des commissions
• Préparer les documents des réunions (Microsoft Word et Excel ; logiciel interne EVA)
• Assister le/la chargé.e de mission dans le suivi des réunions, la prise de notes et la préparation de bilans
• Renseigner des bases de données informatiques (logiciel interne EVA et Microsoft Excel)
• Assurer la diffusion et l’archivage de documents
• Participer à la démarche qualité du département

SPÉCIFICITÉ(S) ET ENVIRONNEMENT DU POSTE

• Nécessité d’aménager ses horaires en fonction du calendrier et de la charge de travail



Profil recherché :


CONNAISSANCES :

• Connaître l’environnement bureautique
• Connaissance de l'orthographe et de la syntaxe
• Connaissances de base en anglais seraient un plus

SAVOIR-FAIRE :

• Maîtriser les techniques de l’assistanat
• Maîtriser l’utilisation des logiciels informatiques courants (Microsoft Word et Excel)
• Savoir hiérarchiser et archiver des documents

APTITUDES :

• Aisance relationnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’organisation, rigueur et vivacité

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES :

• Expérience souhaitée en gestion administrative

NIVEAU DE DIPLÔME ET FORMATIONS :

• Bac à Bac +2 en secrétariat, gestion des entreprises et des administrations, assistant de direction, assistant de manager