Cdi - premier de réception f/h

Description du poste

Vous voulez en savoir plus sur votre futur job ?

En tant que Premier de réception, vous encadrerez l'équipe de réception sous la direction du Chef de réception. Vous dirigerez tous les aspects des opérations du shift, et serez en charge de diriger, encadrer, former, coordonner et contrôler le travail des réceptionnistes. Vous exercerez la responsabilité du service accueil, plus en détail, vos missions seront de :

GESTION DU SERVICE

* Valider l’envoi des dossiers débiteurs en relation avec ta direction ;
* Vérifier le rapport journalier de l’hébergement ;
* Valider la facturation des « no-shows » de la nuit précédente ;
* Vérifier tous les jours toutes les chambres mises hors service avec les différents départements concernés pour déterminer la date de réouverture dans l’inventaire ;
* Contrôler tous les jours le rapport des chambres occupées avec la gouvernante, faire le suivi des différences ;
* Surveiller les balances des clients et leurs garanties ;
* Suivre et contrôler l’inventaire des équipements et fournitures ;
* Tenir à jour tes tableaux de bord pour le département ;

GESTION DES EQUIPES

* Encadrer et former le personnel de la réception en contact avec le client pour assurer un service de qualité ;
* Assurer la formation technique des nouveaux collaborateurs ainsi que leur intégration ;
* Participer aux briefings avec les employés et revoir toutes les informations pertinentes de la journée de travail ;
* Elaborer et afficher les plannings du service en temps voulu ;
* Transmettre les éléments nécessaires à l’établissement des paies ;
* Maintenir une bonne atmosphère de travail ;
* Rendre compte de difficultés ou problèmes d’exploitation à la Direction ;
* Organiser et répartir le travail au sein de l’équipe de réception placée sous ta responsabilité suivant les besoins de l’activité journalière ;
* Planifier, coordonner et contrôler le bon fonctionnement du service (horaires, congés, …) ;
* Gérer le recrutement des extras pour le département ;
* Participer à la mise en place des standards et des procédures et veiller au respect des procédures en vigueur au sein de l’établissement.

ACCUEIL DU CLIENT

* Participer à l’accueil des clients et anticiper leur besoins;
* Posséder une totale connaissance de l’ensemble des prestations de l’établissement, des tarifs, des prestations annexes ;
* Résoudre efficacement les demandes ou les problèmes ponctuels de la clientèle ;
* Participer au développement du programme fidélité en s’assurant qu’un maximum d’enrôlements soient faits et que les avantages liés à la carte de fidélité soient prodigués ;

MISSIONS DE RECEPTON

* Organiser les arrivées et les départs ;
* Gérer avec l’aide du service de réservation le planning d’occupation des chambres ;
* Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services ;
* Etre à même d'assurer toutes les tâches de réception : réservations, check in-out, encaissements etc. ;
* Assurer l’acheminement des messages reçus pour le client ;
* Assurer la réservation de taxis ou transfert aéroport/gares ou autres ;
* Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’établissement ;
* Coordonner avec la gouvernante l’attribution des chambres et les délogements éventuels ;
* Vérifier les départs restants et s’assurer que les factures correspondantes sont prêtes et justes ;
* Remplacer ponctuellement le night audit ;
* Gérer et organiser les délogements dans d’autres hôtels le cas échéant ;
* S’assurer de la solvabilité du client selon les procédures en vigueur ;
* Préparer les listes d’arrivées, de départs, de résidents, de VIP attendus, répartition des groupe etc. ;
* Préparer les dossiers débiteurs et les faire valider avant envoi ;
* Contrôler le rapport de la Gouvernante et la prévenir en cas de différence ;
* Etablir le rapport journalier de l’hébergement et le faire cadrer avec les encaissements ;
* Etre responsable du fond de caisse qui t'es confié, de sa clôture et de son réapprovisionnement ;
* Contrôler à la prise et à la fin de service son fonds de caisse et en effectue l’audit à partir des documents informatiques ;
* Contrôler la facturation journalière et les encaissements, elle vérifier la clôture de la veille ;
* Traiter les « Check-out Express » ;
* Assurer le suivi des « No-Shows » avec le service réservations ;
* Assurer la bonne passation des consignes ;