Assistant d'administration conf

Informations générales Organisme de rattachement Armée de terre Référence DEF_04-00051330 Date de début de diffusion 08/12/2025 Date de parution 09/12/2025 Date de fin de diffusion 10/04/2026 Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Relation à l'usager - Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager Statut du poste Vacant Intitulé du poste ASSISTANT D'ADMINISTRATION CONF Descriptif de l'employeur Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 60 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Descriptif du service L’Etat-major de la 3e Division à Marseille est l’un des 2 états-majors permanents de niveau 2 dont dispose le CFOT (Commandement de la Force et des Opérations Terrestres). Il constitue un centre expert de décision et d'exécution dans les domaines de la préparation à l'engagement opérationnel et de la génération de forces. Affecté au secrétariat du cabinet du général commandant la 3e division, le titulaire du poste doit être disponible, posséder une excellente maîtrise de soi, avoir le sens des relations publiques, avoir de bonnes facultés d’adaptation et savoir faire preuve d’une grande discrétion car traitant au quotidien des dossiers à caractère confidentiel. Du fait de la nature variée des tâches à accomplir et de la diversité des dossiers traités, l’intéressé doit faire preuve d’une grande vivacité d’esprit et d’intelligence de situation, avoir une excellente capacité à assurer le suivi dans la durée et se montrer proactif dans ses domaines de compétences (prise d’initiatives et comptes rendus). L’intéressé sera l’adjoint du chef de secrétariat. Familles de tâches à accomplir: - Organisation et répartition des tâches administratives ; - Suivi de l’emploi du temps des généraux ; - Gestion du courrier entrant et sortant (préparation, mise en conformité, suivi) ; - Filtrage et accueil téléphonique ; - En liaison avec le chef de secrétariat, préparation des déplacements (France et étranger) ; - Réalisation de documents au profit du cabinet. Description du poste Seconder le chef de secrétariat dans l’organisation et le fonctionnement du secrétariat. Exploitation du courrier entrant en fonction des directives données par le COM3DIV et le chef de cabinet. Sur ordre du chef de cabinet, rédiger les notes de service et le courrier sortant. Traiter le courrier entrant du cabinet, papier et numérique avec les logiciels de messagerie L-NACRE et OUTLOOK (sur Intradef et Internet). Suivre les agendas des généraux pour coordonner les actions administratives à conduire (ordre de mission, note de service, demandes particulières). Assurer le suivi administratif du personnel du cabinet (CONCERTO). En liaison avec le chef de secrétariat, participer à la préparation des déplacements des généraux (ordres de missions, réservations transports et hébergement, prises de rendez-vous,…) sur le territoire national ou à l’étranger. Assurer le soutien administratif de tous le personnel du cabinet et conseiller sur les démarches à conduire. Fournir des travaux au profit du COMSEC et du GAE. Représenter le cabinet lors des réunions concernant les GAC. Soutenir les généraux en terme de bureautique. Etablir les demandes de convocation du personnel de réserve du cabinet et en assurer le suivi avec la cellule réserve de l’état-major. Assurer l’interface avec les autres secrétariats de l’état-major, mais aussi des unités subordonnées. Conditions particulières d'exercice Organisation et rigueur Autonomie et esprit d’initiative Discrétion professionnelle Sens de l’anticipation et réactivité Descriptif du profil recherché - Temps plein Oui Informations complémentaires Informations complémentaires ITM : 8000€, 4 ans En rejoignant le ministère des Armées et des Anciens combattants, vous pourrez accéder à un large panel d'offres de formation grâce à deux centres de formation et à une plateforme en ligne, tout au long de votre parcours professionnel, notamment pour la préparation aux concours. Le ministère offre en outre de nombreux avantages: - Restauration sur place avec contribution employeur, places en crèche, service de conciergerie ; - Accessibilité en transport en commun; - Rythme de travail : 8h45 - 17h30 (16h30 le vendredi) - jours de congés : 25 - RTT : 18. Possibilité d'accéder au parc de logement du ministère. Offre de prestations sociales, culturelles, de loisirs et de tourisme : rendez-vous sur le site www.igesa.fr Télétravail possible Non Management Non Localisation du poste Europe, France, Provence-Alpes-Côte-D'Azur, Bouches du Rhône (13) Géolocalisation du poste 39 BOULEVARD SCHLOESING 13009 MARSEILLE 09 Lieu d'affectation (sans géolocalisation) 39 BOULEVARD SCHLOESING 13009 MARSEILLE 09 Critères candidat Niveau d'expérience min. requis Confirmé Compétences attendues - UTILISATION D'UN SYSTEME D'INFORMATION SPECIFIQUE OU LIE A SON DOMAINE D'ACTIVITE - UTILISATION DES LOGICIELS DE BUREAUTIQUE - Expression orale - REGLES, PROTOCOLES ET PROCEDURES D'UN DOMAINE - UTILISATION DE LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE - EXPRESSION ECRITE Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/08/2025 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) stephanie.vallat@intradef.gouv.fr Contact 1 matthieu.le-borgne@intradef.gouv.fr Contact 2 stephanie.vallat@intradef.gouv.fr