RESPONSABILITÉS :
Au sein du cabinet du Maire, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement quotidien de la direction. Vous êtes en lien permanent avec les différents pôles et services de la collectivité, et incarnez une interface essentielle au bon déroulement des activités du cabinet.
Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle / de la direction
• en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Être l'interlocuteur privilégié pour les autres pôles et directions
Organiser la vie professionnelle de son N+1
• Organiser l'agenda : prise de rendez-vous, organisation et planification des réunions
En concertation avec le N+1, pour les réunions :
• Rédiger les ordres du jour
• Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
Assurer un soutien administratif
• Gérer le courrier du pôle / de la direction (et assurer la continuité de service en cas d'absence)
• Réaliser des travaux bureautiques, mettre en forme des documents
• Effectuer les correspondances (publipostage, enregistrement, suivi des différents circuits...)
• Gérer les circuits en lien avec les instances
• Assurer le suivi des flux de documents entrants et sortants
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Contribuer au suivi des projets et activités de la direction, renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer un soutien aux activités financières
• Suivre l'exécution budgétaire du pôle / de la direction (engagement /mandatement des factures)
• Assurer le suivi des ordres de mission et frais de déplacement
Travailler en réseau avec les autres assistant(e)s de direction
Missions spécifiques au pôle / à la direction concernée :
• Organiser en autonomie de petits évènements (lien avec logistique, demande de devis, envoi des invitations, déroulé, recherche d'éléments de langage...) ou aide à l'organisation de grands évènements (vœux, mise en perce, 14 juillet...)
• Concevoir des supports de communication des évènements
• Assurer la gestion des salles de l'Hôtel de Ville
• Référente archives pour le service archives
• Assurer la continuité de service en l'absence de l'assistante administrative des élus
Pour candidater : Envoyez votre CV, votre lettre de motivation, ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative (pour les agents titulaires), avant le 31 août 2025, en répondant directement à l'offre d'emploi publiée sur la page carrière : La Ville de Villefranche-sur-Saône recrute ! | Mairie Villefranche sur Saône
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous possédez une excellente connaissance des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d'archivage. Vous maîtrisez parfaitement les outils de bureautique, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Vos capacités rédactionnelles sont reconnues, et vous disposez d'une bonne compréhension du contexte territorial.
Doté(e) d'une grande aisance à l'oral, vous savez vous exprimer clairement et avec professionnalisme. Vous êtes capable d'évaluer rapidement l'urgence d'une demande et de rendre compte efficacement de votre activité. Vous appliquez avec rigueur les procédures en place au sein de la commune et contribuez à leur amélioration. Discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité, vous faites preuve d'un comportement exemplaire.
Organisé(e), adaptable et rigoureux(se), vous savez travailler en équipe et faire preuve de réactivité au quotidien. Ces qualités sont indispensables pour réussir dans ce poste.
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