Pour une organisation syndicale engagée œuvrant pour la défense des droits des salarié-e-s, la solidarité et l'action collective, Un/Une Secrétaire de direction expérimentée est recherché.e à compter du mois de janvier 2026.
Missions principales :
Rôle central dans les activités de l'organisation, avec les responsabilités suivantes :
- Gestion logistique : organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique), Planification de certaines activités, gestion des déplacements, repas des évènements, voyage, réservations hôtel, des réservations de salles, de la logistique matérielle.
- Accueil et information : accueil physique et téléphonique des adhérent-e-s, des militant-e-s, des visiteur-euse-s ; orientation et information selon leurs besoins. Délivrer des renseignements de 1er niveau. Gestion des mails, appels entrants et sortants.
- Gestion administrative : Frappe de courrier, mise en forme de document (Mise en page de revue : journal, ex : Le Var syndicaliste), traitement des dossiers, rédaction de notes, courriers, rapports et synthèses ; suivi des correspondances, Envoi de convocations, affranchissement
- Traitement d'informations et transmission : collecte des courriers entrants et dispactching des courriers, diffusion de l'information interne, Archiver des dossiers et documents de référence, classement. Facturation de base. Gestion de dossiers administratifs spécifiques au syndicat (dossiers de candidature, désignation, demandes de financement, dossiers de formation : Avant, Pendant et après, Inscriptions en formation +A/R dossiers administratifs,etc...). Mise à jour de certains actes administratifs.
- Gestion des stocks : définir les besoins en approvisionnement, gestion des commandes de fournitures variées.
Confidentialité et discrétion : gérer des informations sensibles avec professionnalisme, respect du secret et des principes de la vie syndicale.
Profil recherché
Expérience significative dans un poste similaire : assistanat de direction, secrétariat, ou gestion administrative, idéalement dans une structure associative ou syndicale.
Grande rigueur, sens de l'organisation, capacité à prioriser les tâches.
Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.
Sens du relationnel : accueil, sens de l'écoute, adaptabilité.
Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie, éventuellement outils collaboratifs.
Maîtrise de l'orthographe et de la langue française.
Aptitude à gérer la logistique (événements, réunion, matériel, Appui à la formation ).
Goût pour le milieu associatif / syndical : bonne connaissance (ou appétence) du fonctionnement syndical .
Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant étroitement avec les équipes de direction
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