En relation avec les chargés d'affaires et le service comptabilité, sous la responsabilité de la direction financière et le responsable de secteur, l'assistant(e) exploitation est en charge de la gestion administrative de l'exploitation des entités du périmètre, sur les processus approvisionnement et administration des ventes. L'assistant est l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des tiers et assure un rôle d'interface interne/externe prépondérant.
Les missions principales sont :
Processus approvisionnement :
- Gestion administrative des commandes fournisseurs : émission /transmission, suivi, relances,
- Suivi des pointages des heures et variables de paye des salariés chantiers,
- Suivi des débours (charges) chantiers,
- Suivi des intérimaires, contrats, heures et facturation,
- Projet d'optimisation du process approvisionnements,
Processus administration des ventes :
- Gestion des appels d'offres
- Rédaction des devis clients en relation avec la direction,
- Enregistrement des commandes clients et de leur suivi,
- Gestion de la relation clients,
- Suivi logistique,
- Suivi administratif de chantiers fonciers et techniques,
- Facturation clients,
- Recouvrements,
- Projet d'optimisation du process ADV,
Processus comptable et trésorerie :
- Enregistrement comptable des opérations courantes d'exploitation,
- Rapprochements bancaires,
- Emission de virements,
- Enregistrements des encaissements,
- Participation à la gestion de trésorerie,
- Déclarations TVA et états récapitulatifs TVA,
- Suivi de la comptabilité journalière
Processus administratif :
- Gestion des appels entrants,
- Gestion du courrier,
- Gestion des notes de frais,
- Organisation des données, archivage,
- Gestion des absences et de la préparation de paye,
La liste des missions n'est pas exhaustive.
PROFIL REQUIS
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 de type BTS/DUT assistante administrative, comptabilité, relation clients ou autres BTS similaires, avec une première expérience réussie de minimum 2 ans sur au moins trois des processus (avec une prépondérance sur le volet comptable),
La compétence de maîtrise des logiciels bureautiques et un logiciel spécialisé en gestion comptable et administration des ventes est obligatoire.
Le postulant devra être sensibilisée aux problématiques liées aux TVA intracommunautaire/autoliquidation, et avoir le sens de la communication.
Vous avez une première expérience réussie au sein d'un service similaire et êtes très motivé(e), vous faîtes preuve d'une grande rigueur, vous avez également un réel sens du relationnel et de la réactivité, le sens aigu du service et du commerce.
Vous travaillez avec méthode et avez le sens de l'analyse. Vos qualités requises sont la polyvalence, le dynamisme et une bonne communication. Vous avez un bon esprit de groupe, une vision constructive au bénéfice de l'organisation.
Rémunération annuelle fixe (package) suivant profil et expérience. Contrat 35h, horaire fixe de base. 5 jours semaine du lundi au vendredi.
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