Secrétaire f/h

Description du poste

Métier

Activités de laboratoires / Biologie Médicale - Secrétaire / Assistant de laboratoire

Intitulé du poste

Secrétaire F/H

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Date de prise de poste envisagée

dès que possible

Rémunération

Selon profil

Description de la mission

Vous êtes secrétaire et souhaitez exercer différemment votre métier ?

Participer à une mission de santé publique vitale au service des patients est important pour vous ?

A l’EFS, sauver des vies, c’est la raison pour laquelle nous nous levons tous les matins !

Et nous avons la chance de compter sur la générosité de plus d’un million de donneurs de sang et sur le professionnalisme de 10 000 collaborateurs formant une chaîne solidaire.

Le titulaire assure l'activité de secrétariat du service d'immunohématologie (IH) et de délivrance des Produits Sanguins Labiles (PSL) du site de Montpellier - SUB :

- Assurer l'accueil téléphonique en IH et en délivrance,
- Enregistrer les demandes d'analyse et effectuer la double saisie,
- Assurer la gestion des non-conformités de prescription (enregistrement et communication aux hémovigilants des Etablissements de Santé (ES)),
- Gérer les dossiers d'identitovigilance, notamment à l'aide du portail des surveillances,
- Scanner les documents liés aux changements d'identité dans les dossiers patients (Identito), après aval du biologiste,
- Faire la revue des demandes d'analyse,
- Créer les nouveaux prescripteurs dans le logiciel médico-technique,
- Assurer la diffusion des comptes rendus d'examens : par courrier, fax ou coursiers,
- Déposer le courrier postal dans la zone « départ courrier » dans les délais,
- Envoyer par télécopie les demandes de duplicatas de résultats d'analyses,
- Gérer les litiges de facturation : gestion des épreuves directes de compatibilité et vérification des factures,
- Gérer les réclamations et suggestions clients et les enregistrer dans le logiciel qualité (Swan),
- Rédiger, envoyer, diffuser au personnel divers documents (notes de service, comptes-rendus de réunions, infos diverses,…),
- Suivre les accusés de lecture des documents diffusés,
- Assurer la gestion des examens transmis aux laboratoires sous-traitants et tenir le registre : colisage, gestion des documents de demandes associés, enregistrement sur le logiciel Chronopost. Gérer la transmission des résultats du sous-traitant aux prescripteurs après validation par le biologiste et scanner les CR dans le dossier patient,
- Assurer l'archivage quotidien des documents d'IH (prescriptions, dossier des patients greffés, suivi des allo-immunisation des femmes enceintes) et de délivrance (classer les fiches de délivrance de la veille),
- Assurer la saisie de la traçabilité des PSL et la relance des ES pour la traçabilité manquante,
- En concertation avec un biologiste, assurer la gestion administrative des évènements indésirables receveurs (EIR) et des incidents graves,
- Aider à la programmation des réunions en Webex, conférence téléphonique…

Spécificité du poste

1. Horaires : 8h – 16h ou 17h // 9h30 – 16h30 ou 17h30 // 13h15 – 21h15 // 14h – 21h.
2. L'activité fonctionne de manière planifiée sur 8 semaines, ce qui vous permet d'anticiper votre organisation, tant professionnelle que personnelle.
3. Pas de travail jours fériés et week-end.
4. Fréquence des soirs : 2 fois par semaine en moyenne.

Profil

5. Bonne maîtrise du pack office (word, excel, outlook).
6. Capacités d'organisation, rigueur dans le suivi des dossiers.
7. Qualités relationnelles, diplomatie avec les établissements de soin.
8. Gestion du stress.


Candidat recherché

Niveau d'études min. requis

Bac/Bac+1

Diplôme

Bac / Bac Pro

Niveau d'expérience min. requis

Tous niveaux d'expérience

Atouts et conditions de travail

Avantages

- 28 jours de congés payés et 2 RTT par période de 8 semaines,

- Accès au plan de formation continue de l’EFS,

- Titres déjeuner / paniers repas,

- Chèques vacances et chèques cadeaux pour noël,

- Chèques CESU (garde d'enfants de -3ans),

- Prime transport,

- Mutuelle / Prévoyance,

- CSE.

Organisation de travail

Sur site

Notre politique handicap

A compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Languedoc-Roussillon, Hérault (34)

Lieu

Montpellier