Cdd - assistante de direction (18 mois) h/f

Description de la mission

CDD de 18 mois, pouvant aller jusqu'à 36 mois dans le cadre du dispositif légal du "CDD senior".

Le poste est rattaché au responsable de Département HUB Investissements responsable (ISR) et accompagne les 3 managers du département.
Le collaborateur travaillera en liaison étroite avec les 10 membres de l'équipe. Il participera aux réunions d’équipes.
Poste non cadre
Le collaborateur prendra en charge les missions suivantes
· Gestion du budget : suivi budgétaire de A à Z : processus budgétaire, suivi, gestion administrative des demandes budgétaires et pilotage de la facturation dans le logiciel e achat, liaison avec les chefs de projets pour le suivi des prestations, liaison avec les achats, gestion des tableaux de bords de suivi des prestations et de consommation des budgets
· Gestion des appels d’offres en support aux équipes du HUB ISR : gestion de A à Z du dispositif administratif en support des équipes d HUB ISR en lien avec les équipes achat et le pilote des contrats de prestation pour la direction et les prestataires : document cadre de l’appel d’offre, réception, analyse, notation des prestataires, suivi de la négociation, contractualisation, traçabilité des échanges et archivage
· Gestion administrative des contrats / lettres d’intention sur les prestations en support aux équipes du HUB ISR : gestion de A à Z des échanges, négociation, signature et archivage en lien avec les prestataires, l’équipe du HUB ISR, les juristes et le pilote des contrats pour la direction, traçabilité des échanges et archivage
· Gestion administrative et contribution au suivi de la sous traitance en support aux équipes du HUB ISR : suivi et réponses aux demandes de la direction de la sous-traitance, les prestataires en charge de la sous-traitance, le suivi administratif de la performance (comités de pilotage, suivi des KPI – indicateurs de performance), traçabilité des échanges et archivage
· Gestion administrative des réponses aux audits internes, audits de contrôle interne et campagnes de contrôle périodique en support au management du département, déclaration des incidents du département, traçabilité des échanges et archivage
· Gestion administrative : gestion des agendas des 3 managers, organisation des comités et autres réunions complexes du département en support à l’équipe (5 personnes) ; gestion des tableaux de bords d’équipe (congé / activité) et des demandes internes sur les différents sujets administratifs, gestion des arrivées et départs des collaborateurs ( badges, postes de travail et habilitations aux outils, logiciels et répertoires etc)., ....
· Animation et organisation de A à Z d’évènements liés à l’activité du HUB ISR : teams building, organisation conférences et séminaires en ligne ou en présentiels : organisation opérationnelle et technique (telle que questionnaires en ligne, analyses, devis,, gestion des intervenants, l’enregistrement co-pilot des conférences, buffet

Profil

Afin de mener à bien vos missions, vous serez doté(e) des compétences suivantes:

- maitrise des dispositifs budgétaire en entreprise et maitrise processus et outils budgétaires

- agilité numérique pour maitriser les logiciels administratifs et la suite office (EXCEL notamment)

- maitrise activités de base assistanat dont suite Office, gestion agenda,

- grande rigueur / attention à la qualité

- forte polyvalence et excellentes capacités d'organisation

- capacité à réaliser plusieurs tâches en parallèle dans les délais impartis et hiérarchiser les sujets, compréhension des enjeux

- compétences organisation et gestion évènementielle

- gout pour le travail en équipe

- diplomatie, discrétion

- qualités rédactionnelles et maitrise de l’anglais

Si vous souhaitez rejoindre une entreprise dynamique. N'hésitez plus!

Classe CCNA

4

Fonction

ASSISTANT ADMINISTRATIF B -