Adjoint administratif exercant les fonctions de secrétaire de mairie

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 30h00 hebdomadaire Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité des élus, vous assurerez le secrétariat de mairie pour une commune de - de 500 habitants. Missions / conditions d'exercice Assister et conseiller les élus
- élaborer et mettre en oeuvre les décisions du conseil municipal
- envoyer les convocations aux différentes réunions
- saisir les PV des conseils municipaux
- saisir et diffuser les délibérations
- classer les délibérations et mettre à jour le registre
- conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
- bâtir une relation de confiance avec le maire et ses adjoints

Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique (demande de subvention...)
- vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
- effectuer des tâches de comptabilité, les paies
- vérifier et saisir des mandats et titres
- préparer, saisir et suivre l'exécution des budgets
- effectuer la liaison Hélios
- rédiger, gérer et suivre les marchés publics

Gérer les affaires générales
- préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
- organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales

Accueillir et renseigner la population
- savoir accueillir et renseigner la population sur différents sujets
- assurer la mise à jour et le suivi d'un dispositif de communication dématérialisé

Gérer les équipements municipaux
- planifier la gestion des locaux et équipements (salle des fêtes...)
- définir les besoins en matériels et équipements

Agence Postale Communale
- informer les clients sur les différents produits et services de la Poste
- réceptionner des envois
- gérer les demandes de fonds des clients
- suivre et gérer le stock

Contraintes et risques professionnels
- déplacements
- réunions en soirée (conseils municipaux) et en week-end (élections)
- travail sur écran Profils recherchés CONNAISSANCES :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale
- bonne base de connaissance de la règlementation relative aux marchés publics
- bonne connaissance de la comptabilité publique M57 et M49
- gestion des payes

COMPETENCES :
- qualités rédactionnelles
- sens de l'analyse
- rigueur et méthode
- qualités organisationnelles
- maîtrise de l'outil informatique
- savoir gérer son temps

QUALITES RELATIONNELLES :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- être autonome, efficace et discret
- savoir être polyvalent et disponible