RESPONSABILITÉS :
En tant que gestionnaire de l'offre de formation, vous assurez l'ensemble des actes administratifs liés à la scolarité, depuis l'inscription jusqu'à la délivrance des diplômes.
Le gestionnaire, sous l'autorité du responsable adjoint du 3è cycle du service scolarité, assure au sein du département médecine (3è cycle), l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés.
Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants et les enseignants.
Les missions peuvent évoluer.
Vous exercez notamment les activités suivantes :
Saisir et suivre l'enregistrement des heures d'enseignement
Organiser et participer aux examens
Saisir des résultats dans les logiciels dédiés
Accueil physique et téléphonique des usagers : enseignants, étudiants.
Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiants et aux examens
Rédaction de courriers et courriels
Gestion des dossiers universitaires des internes de médecine générale
Gestion des feuilles de stages
Travailler en étroite collaboration avec les enseignants, et les collègues du service
PROFIL RECHERCHÉ :
Vous êtes motivé(e), rigoureux(se) et attaché(e) à la réussite des étudiants.
• 🎓 Vous êtes titulaire d'un diplôme dans le domaine de l'administration, de la gestion ou équivalent.
• 💻 Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) et idéalement les logiciels spécifiques à la gestion universitaire (APOGEE, ADE, eCandidat, Reformation).
• 📅 Vous savez planifier, prioriser vos missions et respecter les échéances.
• 🤝 Vous êtes doté(e) d'un excellent sens relationnel et savez travailler en équipe.
• 🔒 Vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et de sens du service public.
• Une expérience dans l'enseignement supérieur ou un environnement complexe constitue un atout.
Connaissance des techniques de communication orale et écrite.
Connaissance générale des règles et des techniques de gestion administrative et du secrétariat.
Connaissance de la réglementation du domaine de la scolarité
Utiliser les logiciels bureautiques courants (Word, Excel...)
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine (apprentissage puis maitrise)
Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs
Respecter la confidentialité des données
Faire preuve d'organisation et de réactivité
Travailler dans des délais contraints
Travailler en équipe et en relation avec les interlocuteurs internes et externes
Avoir le sens de l'accueil et du service public
Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances
Capacité d'écoute et d'échange
Rigueur
Fiabilité
Capacité à rendre compte
Collaborer aux activités du service
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