Assistant-e de direction h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e de Direction H/F
Référence : MOY700-MOBINT-O96011
Lieu de travail : VILLEURBANNE
Institut : DGDR - Direction générale déléguée aux ressources
Date de publication : mercredi 30 avril 2025
Session : Campagne Printemps 2025
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion administrative

Missions


Le/L' assistant(e) appuiera au quotidien la déléguée régionale et son adjointe sur tous les aspects administratifs. Il/elle assurera l'interface entre les services de la délégation, les laboratoires de la circonscription, les partenaires, les autres délégations et les directions du siège.


Activités

- Gérer les agendas du délégué et de son adjointe
- Suivi des mails arrivant sur une boîte générique (réponses à certains messages, diffusion auprès des destinataires adaptés)
- Organisation des déplacements du délégué/de l'adjointe (réservation transport, hôtel, état de frais)
- Organisation de réunions
- Rédaction de courriers administratifs
- Assurer le suivi des parapheurs à la signature du délégué
- Assurer la gestion de salles (Amphithéâtre et salle « VIP » du restaurant CNRS)
- Tenue de tableaux de bord divers, permettant de suivre avec fiabilité le cadre de représentation du CNRS en région, au sein des instances des établissements partenaires et des structures de collaboration
- Organisation avec les laboratoires et Instituts scientifiques des dialogues de gestion des laboratoires
- Préparation de fonds de dossiers pour le délégué et son adjointe
- Préparation et suivi des conseils de service (envoi des convocations, du compte rendu)
- Organisation du classement et de l'archivage (physique et électronique)
- Participation au comité de direction et rédaction du compte rendu
- Participation à la cellule de crise de la délégation
- Participation au réseau des rédacteurs Intranet pour la direction (mises à jour d'informations sur l'Intranet).

Compétences

Savoirs
- Connaitre l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Connaissances des techniques de secrétariat

Savoir-faire
- Savoir communiquer avec l'environnement et les réseaux professionnels
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Concevoir des tableaux de bord
- Adapter les éléments de langage aux interlocuteurs
- Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
- Maîtrise des outils bureautique

Savoir-être
- Capacités relationnelles
- Savoir faire preuve de discrétion
- Une expérience similaire d'assistanat serait appréciée

Contexte de travail

Le CNRS en Rhône Auvergne est l'un des principaux acteurs publics de la recherche dans la région. Cette circonscription constitue le deuxième bassin scientifique français après l'Île-de-France.
La délégation régionale assure des missions de gestion, d'appui aux laboratoires, de représentation de l'établissement, d'animation et de coordination de la communauté scientifique.
Elle est située à Villeurbanne ; elle compte 2727 agents CNRS répartis sur Lyon, Saint-Étienne et Clermont-Ferrand et 121 structures de recherche.
Le pôle d'assistant(e)s de direction regroupe deux personnes.