Assurer les tâches administratives et de secrétariat indispensables au bon fonctionnement du CMS, en appui à l'équipe, garantir le suivi des dossiers, l'accueil des usagers, la gestion documentaire et le lien entre les différents intervenants internes et externes.
Voici une liste non exhaustive des missions pouvant être confiées :
-Accueil physique et téléphonique des usagers, orientation vers les bons interlocuteurs
-Gestion et traitement du courrier (réception, tri, envoi), des mails et demandes administratives
-Classer, archiver les documents, gérer les dossiers usagers (médicaux ou sociaux selon le CMS)
-Préparer les documents administratifs (formulaires, attestations, conventions, etc.)
-Suivi des plannings et des rendez-vous du CMS
-Gestion des inscriptions, des dossiers d'admission ou d'orientation
-Gestion des agendas, prise de rendez-vous, convocations
-Saisie et mise à jour des bases de données, tableaux de bord de suivi d'activité
-Gérer les commandes de fournitures, factures, bons de commande selon les procédures internes
-Assurer la liaison avec les partenaires externes (organismes sociaux, assurance, services publics)
-Soutien aux missions de coordination (communication interne, information des usagers)
-Respect et application des règles de confidentialité et de protection des données
Conditions particulières d'exercice :
Compétences et savoir-faire :
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)
-Connaissance des logiciels de gestion administrative / bases de données
-Capacités rédactionnelles (courriers, rapports, formulaires.)
-Bon sens de l'organisation, rigueur, souci du détail
-Sens du service, relationnel, capacité à accueillir différents publics
Savoir-être :
-Discrétion, respect de la confidentialité
-Autonomie et capacité à gérer les priorités
-Esprit d'équipe
-Adaptabilité
-Empathie, bienveillance dans le relationnel avec les usagers
Profil recherché :
Formation / Expérience :
-Niveau minimum : diplôme de type Bac / Bac pro / CAP/BEP en secrétariat, gestion administrative ou équivalent; un Bac +2 peut être un plus
-Expérience souhaitée : première expérience dans un poste similaire ou en collectivité ou structure sociale / médico-sociale
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