Assistant (h/f) de direction rh

A propos de l'entreprise :

L'Institut Médico-chirurgical Montsouris (IMM) est un hôpital privé à but non lucratif (ESPIC), situé dans le 14ème arrondissement de Paris, à proximité du Parc Montsouris et de la Cité Internationale Universitaire de Paris, spécialisé dans le MCO (médecine-chirurgie-obstétrique) et la psychiatrie de l'adolescent et du jeune adulte.

L'IMM est un établissement de référence en matière de soins et de recherches, résolument tourné vers l'innovation au service du patient et proposant une situation géographique privilégiée, des plannings attractifs et un véritable parcours d'intégration et de formation.

Grâce à la qualité et l'engagement de ses équipes médico-chirurgicales, l'IMM est reconnu comme l'un des meilleurs établissements hospitaliers publics et privés de France (l'IMM figure depuis plus de 20 ans dans le tableau d'honneur des 50 meilleurs hôpitaux français du palmarès établi par le Point), et l'un des meilleurs établissements hospitalier mondiaux (Classement World's Best Hospitals 2025 du magazine Newsweek).

A propos du poste :

Véritable partenaire de confiance et collaborateur(rice) privilégié(e) du directeur des ressources humaines, l'assistant(e) de direction RH le soutient dans ses tâches quotidiennes.

Sans être exhaustives, ses missions principales sont les suivantes :
- Accueil et orientation des interlocuteurs,
- Réception et distribution du courrier du service,
- Réception, filtrage, traitement et suivi des appels téléphoniques, courriers et e-mails,
- Gestion et diffusion de l'information à partir des consignes du DRH,
- Gestion de l'agenda du DRH, prise de rendez-vous, priorisation des échéances, planification et organisation des entretiens et des réunions, préparation des dossiers pour ces entretiens et réunions (notamment pour les instances), accompagnement à l'anticipation des différentes échéances,
- Organisation, gestion et planification des activités du directeur des ressources humaines en lien avec les différentes parties prenantes internes à l'IMM et externes (Ministères, ARS, CNG, établissements hospitaliers partenaires, ...),
- Gestion et suivi des procédures de recrutement des médecins étrangers (vérification des dossiers, autorisation de travail, conventions...),
- Organisation des réunions et rendez-vous du directeur (reproduction de documents, réservation de salle, lien de visioconférence...),
- Préparation des dossiers de réunion, mise en forme et vérification des documents (invitations, convocations, ordre du jour, présentations PowerPoint ...),
- Assistanat à la préparation de dossiers, enquêtes, sollicitations diverses et suivis d'actions,
- Rédaction et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, attestations, contrats, procédures...
- Préparation et suivi des réunions du CSE et de sa CSSCT (organisation, convocation, ordre du jour, préparation des dossiers de réunion, transmission des éléments aux élus et accompagnement aux suivis d'actions ...),
- Classement et archivage des documents et dossiers traités,
- Coordination de la vie du service RH,
- Mise à jour et suivi du calendrier RH annuel, en lien avec les échéances institutionnelles et règlementaires,
- Participation à l'amélioration continue de l'organisation et des processus internes au service RH,
- Soutien et remplacement de sa collègue assistante administrative accueil ...

Profil recherché :

- Formation bac + 2 en assistanat de direction ou Ressources Humaines,
- Connaissances en droit du travail,
- Expérience d'au minimum 3 ans dans l'assistanat de direction dans un service RH,
- La connaissance du secteur hospitalier serait un atout.

Qualités requises :
- Savoir-être : loyauté, discrétion, respect du secret professionnel et respect de la confidentialité, disponibilité, esprit d'équipe, bon relationnel, autonomie, rigueur, dynamisme, esprit d'initiative, sens de l'organisation, gestion des priorités et rigueur dans le traitement des dossiers, maitrise de la planification, sens du service public et de la hiérarchie.
- Savoir-faire : grande capacité organisationnelle, sens des priorités et forte réactivité, méthode, capacité d'analyse et de synthèse, excellentes qualités rédactionnelles, maitrise des outils bureautiques, capacité à assurer un reporting pertinent, capacité d'apprentissage rapide, application des règles, procédures et exigences institutionnelles.

Ce poste, à pourvoir dès que possible, est proposé en CDI à temps complet, au statut cadre en forfait jours (19 RTT).

L'IMM met à votre disposition un self, une cafétéria et un parking privé et gratuit. Le Passe Navigo est remboursé à 100% (accès à l'hôpital par le Tram T3a, le RER B, le métro ligne 4 et différents bus).
Vous disposerez par ailleurs de prestations de bien être, santé et sportives avec notamment deux bulles zen. Vous pourrez également profiter d'activités sociales et culturelles proposées par le CSE (voyages, chèques vacances, billets de cinéma, remboursements activités sportives et culturelles...).