Office manager f/h

Description
VINCI est un leader mondial des concessions, de l’énergie et de la construction, présent dans près de 120 pays. Son ambition, face à l’urgence environnementale, est d’accélérer la transformation du cadre de vie, des infrastructures et de la mobilité. Elle est aussi de contribuer au progrès social en agissant en entreprise humaniste, inclusive et solidaire. VINCI mobilise ainsi sa performance économique et l’engagement de ses 294 000 collaboratrices et collaborateurs au service d’un monde plus durable, en jouant pleinement son rôle de partenaire privé, d’utilité publique.

Département

La Fabrique de la Cité est le think tank des transitions urbaines. Elle réunit acteurs et experts de toutes disciplines et de tous horizons géographiques pour identifier et comprendre les enjeux économiques, sociaux et écologiques des villes. Elle s’appuie sur les expertises des membres de son comité d’orientation pour définir un programme annuel de débats, de rencontres, d’études de terrain et de travail documentaire. Attentive aux meilleures pratiques françaises et internationales, La Fabrique de la Cité observe les équilibres et les dynamiques propres aux territoires, met en lumière des initiatives inspirantes, clarifie les controverses et soumet au débat public des propositions de nouveaux modèles de développement des villes.

Intégré.e aux équipes de La Fabrique de la Cité, vous aurez pour mission, sous la responsabilité de la directrice générale, d’assurer l’ensemble des missions administratives (gestion, RH, reporting) de La Fabrique, d’assister les membres de l’équipe dans les relations avec les services support de Vinci SA (juridiques, financiers, informatiques…), de participer à l’animation de l’équipe (organisation, relation avec les autres entités logeant dans le même bâtiment) et au rayonnement de la Fabrique de la Cité (événementiel), auprès de tous ses publics (professionnels de la ville des secteurs public et privé, élus locaux et nationaux, universitaires, étudiants).

Missions

Administratif :

1. Gestion du budget de la Fabrique, en relation avec la Directrice Générale, les chefs de projet et les directions financières
2. Gestion et suivi des contrats, conventions, avec les partenaires et prestataires, en relation avec la direction juridique
3. Programmation et organisation des instances de la Fabrique (Comité d’orientation / Conseil d’administration)
4. Suivi de la relation avec les services supports de Vinci SA et avec les cabinets des directions générales du Groupe VINCI

Soutien à l’équipe :

5. Accueil des nouveaux arrivants et aide à la prise en main de l’environnement de travail
6. Accompagnement de l’équipe dans les démarches (missions, notes de frais, réservations)
7. Mise en œuvre des moyens matériels, de fonctionnement de la Fabrique (fournitures, gestion des stocks de publications, organisation des espaces…)


Animation du collectif :

8. Animation du collectif Fabrique (réunions récurrentes, temps partagés, formations

9. Relation et organisation de temps communs (not. déplacements) avec les autres entités habitant le lieu, en particulier avec les équipes de la plateforme d’innovation Leonard et de la Fondation VINCI pour la Cité
10. Suivi de la relation avec les Clubs Pivots (réseaux thématiques ou géographiques d’entités du groupe VINCI)
11. Suivi de la relation avec les Clubs Pivots (réseaux thématiques ou géographiques d’entités du groupe VINCI)

Appui à l’événementiel :

12. Participation à l’organisation d’événements de la Fabrique, en coordination avec les chefs de projets (repérages, organisation, aspects logistiques et organisationnels, gestion des invitations…)
13. Soutien à la production des événements, en relation avec la responsable de communication : gestion des invitations, de la logistique événementielle, de la couverture éditoriale et du déroulé des opérations
14. Publipostage et gestion des inscriptions le cas échéant

Profil

Rigoureux(se) et organisé(e), vous avez acquis 5 années d’expériences à un poste équivalent.

Vous avez le sens du service, vous savez vous adapter et avez du goût pour les missions polyvalentes, qui sont souvent le lot des petites équipes.

Vous avez de l’intérêt ou de la curiosité pour les thématiques traitées par La Fabrique de la Cité (urbanisme et enjeux de transition écologique...).

Vous disposez d’un niveau d’anglais vous permettant d’interagir avec des homologues étrangers (organisation de voyage d’étude).

Le poste est basé dans le 12e arrondissement de Paris. Vous pourrez être mobilisé.e ponctuellement pour des événements en soirée et des déplacements de moins d’une semaine en France et à l’étranger.


Pourquoi nous rejoindre ?

La Fabrique de la Cité est l’un des principaux animateurs du débat sur les transformations urbaines. Nos principales modalités d'intervention sont :

15. Des groupes de travail dédiés
16. Des publications (rapports, points de vue d’experts, portraits de ville)
17. Des événements publics organisés par La Fabrique de la Cité
18. Des expéditions urbaines
19. Les interventions des membres de l'équipe de La Fabrique de la Cité au cours d’événements publics auxquels ils sont régulièrement invités à prendre part

Vous aimez les challenges ?

Rencontrons-nous !

Au sein de VINCI SA, vous respecterez le principe de non-discrimination et vous contribuerez à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances.

Vous bénéficiez d'une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ?

Faites-nous le savoir, ce poste est ouvert !

Entité

VINCI est un leader mondial des concessions, des services à l'énergie et de la construction, employant 294 000 collaborateurs dans plus de 120 pays. Sa mission est de concevoir, financer, construire et gérer des infrastructures et des équipements qui contribuent à l'amélioration de la vie quotidienne et à la mobilité de chacun. Parce que sa vision de la réussite est globale, VINCI s'engage sur la performance environnementale, sociale et sociétale de ses activités. Parce que ses réalisations sont d'utilité publique, VINCI considère l'écoute et le dialogue avec l'ensemble des parties prenantes de ses projets comme une condition nécessaire à l'exercice de ses métiers. L'ambition de VINCI est ainsi de créer de la valeur à long terme pour ses clients, ses actionnaires, ses salariés, ses partenaires et pour la société en général.