Description de la mission
Sous lautorité de la direction exécutive de lEcole de la recherche, vous aurez la responsabilité de gérer le secrétariat central du doctorat et vous effectuerez les missions suivantes :
- Effectuer le suivi de la procédure dadmission en doctorat, deux fois par an, en lien avec la direction des Admissions :
1. Préparation des COMEX dadmission en lien avec la direction exécutive de lEcole et la direction des Admissions ;
2. Vérification du statut académique des directeurs de thèse ;
3. Enregistrement des admis dans la base de données Banner ;
4. Vérification des conventions de cotutelle, en collaboration avec les programmes doctoraux.
- Effectuer le suivi de la procédure dadmission en habilitation à diriger des recherches (HDR) :
5. Prise de connaissance de lordre du jour du Conseil scientifique et des comptes-rendus ;
6. Enregistrement des admis dans la base de données Banner.
- Gérer la procédure de venue en soutenance pour le doctorat et la HDR, en collaboration avec lensemble des programmes doctoraux :
7. Recueil des validations, vérification des pièces, envoi des courriers et suivi ;
8. Convocations du jury, annonce des soutenances ;
9. Accueil du jury lors des soutenances, tenue des registres ;
10. Transmission des thèses et travaux à la bibliothèque ;
11. Veille juridique.
- Analyser et améliorer les procédures du doctorat et de la HDR :
12. Renforcement de lefficacité et de la conformité des procédures existantes ;
13. Mise en place doutils de gestion rapidement mobilisables permettant de piloter finement les différentes procédures existantes.
- Gérer l'animation des sujets liés au doctorat et à la HDR en lien avec les responsables administratifs et administratives des différentes disciplines (sociologie, science politique, économie, histoire, droit) :
14. Diffusion des bonnes pratiques en instaurant une communication fluide avec les responsables administratifs et administratives ;
15. Maintien de la cohérence des pratiques disciplinaires.
Missions transverses :
16. Mise à jour du fichier central de signalement des thèses en préparation (STEP) ;
17. Veille juridique et suivi de lévolution du cadre légal et des informations relatives au doctorat et à la HDR, et mise à jour des documents associés - site web, formulaires) ;
18. Etablissement des listes académiques, à envoyer au Rectorat, et transmission des certificats de diplôme et des diplômes académiques ;
19. Etablissement dattestations en lien avec le Pôle de la scolarité et le Service des archives, à partir de bases de données dédiées ;
20. Réponses aux demandes dinformations ;
21. Production de chiffres et indicateurs à la demande de la direction exécutive pour répondre aux besoins de pilotage des procédures mais aussi aux demandes internes et externes.
Le poste est ouvert en CDI, basé à Paris.
Profil
22. Diplôme de lenseignement supérieur (Bac/3 minimum) de préférence, avec une expérience réussie dans un domaine similaire
23. Excellentes qualités relationnelles, capacité à sexprimer à loral face à des interlocuteurs variés (interne/externe)
24. Grand sens de la diplomatie et de la pédagogie
25. Forte autonomie, sens de linitiative et des responsabilités
26. Qualité dorganisation du temps, du travail en équipe, et en mode collaboratif avec les autres services de lInstitution
27. Excellentes qualités rédactionnelles et sens de lécoute
28. Connaissance du projet éducatif de Sciences Po et capacité à en rendre compte
29. Excellente maîtrise de l'anglais (B2 minimum)
30. Très bonne capacité à sexprimer à loral et à lécrit et excellente capacité de synthèse
31. Capacité à représenter lInstitution
32. Très bonne maîtrise des outils informatiques.
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