Secrétaire de scolarité (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Environnement et contexte de travail
• Localisation : Nantes – Campus Chantrerie
Polytech Nantes, école d'ingénieurs universitaire, membre de la conférence des grandes écoles, forme près de 1 750 étudiant.e.s et apprenti.e.s ingénieur.e.s répartis en 8 départements de spécialité et offre 6 parcours de master international. Elle compte près de 135 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheur.e.s exerçant au sein d'un des 9 laboratoires de recherche associés, 90 personnels administratifs et techniques et fait appel à 465 vacataires industriels.
Composition du service : 3 personnes.
Place de l'agent.e dans l'organigramme du service : sous la responsabilité de la responsable de scolarité/secrétaire générale adjointe.
Activités principales
Assistance administrative du directeur de la formation :
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative (dérogations au règlement des études).
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser.
- Retranscrire des informations orales à l'écrit.
- Suivre les dossiers pilotés par le directeur de la formation et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la direction de la formation.
- Participer aux opérations de logistique du service.
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier électronique.
- Classer et archiver des documents.
- Assurer la gestion administrative d'Unités d'enseignement transversales (saisie des emplois du temps, des charges d'enseignement et des notes).
- Gérer les archives du service scolarité : trier et classer les documents d'archives, élaborer un registre et le tenir à jour.
Inscriptions administratives et gestion des étudiants :
- Accueillir et informer les étudiant.e.s.
- Assurer une permanence téléphonique.
- Vérifier les dossiers d'inscriptions et les enregistrer informatiquement.
- Mettre à jour les bases de données étudiantes.
- Etablir et délivrer des documents (certificats de scolarité, cartes étudiantes...).
Gestion des doctorant.e.s :
- Assurer la procédure d'inscription en thèse de doctorat.
- Gérer les dérogations.
- Assurer le traitement et le suivi des dossiers de thèse de doctorat.
Retrouvez l'intégralité de la fiches de poste ici : https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-scolarite-polytech-3

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation et/ou qualification : diplôme de niveau V - Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative.
• Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 1 à 2 ans minimum.
Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article L.512-19 du Code Général de la Fonction Publique (sur présentation d'un justificatif).